14 laiko valdymo šablonų, padėsiančių susitvarkyti

14 laiko valdymo šablonų, padėsiančių susitvarkyti

Jūsų Horoskopas Rytojui

Laiko valdymas yra įgūdis, kuris atveria visus kitus įgūdžius. Be to, jei norite patekti į priekį geriau, tai padės laiko valdymas. Jei norite geresnio darbo ar gyvenimo balanso, atsakymas yra laiko planavimas. Jei norite jaustis mažiau priblokšti ir labiau kontroliuoti, geriau valdyti laiką yra atsakymas. Efektyvesnio laiko valdymo esmė yra laiko valdymo sistema ir palaikymas, kuris yra sąrašų rinkinys. Šie laiko valdymo šablonai gali padėti sukurti tuos sąrašus.

Jei jūsų geriausias draugas naudotųsi jūsų laiko valdymo sistema, ką ji / ji pasakytų?

Skaitydami šį straipsnį greičiausiai pateksite į vieną iš 3 grupių;



  • Tie, kurie neigia - „Aš taip užsiėmęs, kad niekaip neturiu laiko patobulinti savo laiko valdymą“.
  • Tie, kurie nežino - „Mano laiko valdymo sistema puikiai veikia jau 15 metų.“
  • Tie, kuriems to reikia - „Jei tai gali padėti, aš tai paliksiu, nes esu tikras, kad galiu patobulinti.“

Kreipdamiesi į grupę „Tie, kuriems to reikia“, šie laiko valdymo šablonai padės. Jie yra paprasti, praktiški ir juos galite naudoti iškart. Jei turėtumėte laiko, būtumėte sukūrę panašius šablonus. Sunku, kai esi tranšėjose.



Mano aistra yra padėti kitiems ir būdama aistringa studentė ir laiko valdymo trenerė 14 metų, norėjau pasidalinti tuo, ką išmokau. Išmoko sunkiai, todėl nereikia.

Kaip naudoti kiekvieną iš 14 laiko valdymo šablonų

Šablonai sukurti taip, kaip juos reikia naudoti. Pirmasis yra sunkiausias, Pagrindinės rezultatų sritys (KRA) ir tada jie palaipsniui tampa lengvesni. Pvz., „Kasdienių darbų sąrašas“, „Projektų sąrašas“ ir „Savaitės vertinimas“.

1. Pagrindinės rezultatų sritys Laiko valdymo šablonas

Įsivaizduokite futbolo komandą, kurią palaikote, arba, jei jos neturite, komandą, kurią palaiko draugas, arba tik tokią, apie kurią girdėjote. Mano vardas yra „Oxford United“ (atkreipkite dėmesį į švelnų piktnaudžiavimą!). Tikėtina, kad lygą iškovos „Oxford United“ KPI („Key Performance Indicator“). Tai komandos tikslas, kurio siekia visi komandos nariai. Šis tikslas nėra skirtas asmeniui. „Oxford United“ gali laimėti lygą, bet ar kiekvienas žaidėjas „tempė savo svorį“? Čia svarbu KRA. A Pagrindinė rezultatų sritis (KRA) yra individualus taikinys. Idėja yra ta, kad jei kiekvienas žmogus stengiasi pasiekti savo KRA, komanda turėtų pasiekti savo KPI. Grįžtant prie mūsų futbolo komandos, vartininko KRA gali būti „švarus lapas“. Puolėjo KRA turi pelnyti vieną įvartį per rungtynes, o gynėjo KRA - laimėti 80% jų kovų. Koks yra jūsų KRA?



Veiksmas: Užpildykite savo KRA naudodami laiko valdymo šabloną Nr. 1, kad galėtumėte sužinoti, kodėl dabar esate atlyginimų sąraše - KRA. Reklama

2. Kasdienių darbų sąrašas Laiko valdymo šablonas

Šį laiko valdymo šabloną yra lengviausia suprasti, nes jam reikia tik sąrašo, ką jūs darysite kiekvieną dieną. Iššūkis yra tas, kad daugelis žmonių kiekvienai dienai rašo tęstinių darbų sąrašą, o ne darbų sąrašą. Kiekvieną dieną turėdamas darbų sąrašą sutelkia dėmesį. Jei kiekvieną dieną neturite darbų sąrašo, dažniausiai nutinka du dalykai. Pirma, jūs būsite įstrigę savo el. Pašto dėžutėje, nes tai priverčia mus galvoti, kad mes sunkiai dirbame ir todėl esame „užimti“. Antra, kažkas kitas užpildys jūsų dieną užduotimis, jei patys nepasirinkote užduočių. Šios užduotys gali būti el. Laiškai, viršininkų prašymai ar veiksmai, kuriuos gaunate susitikime. 'Kiekvieną dieną turėkite planą, kitaip kažkas jums jį paruoš'. Dienos darbų sąrašas yra kiekvienos laiko valdymo sistemos pagrindas. Naudokite šį šabloną kiekvieną dieną.



Veiksmas: Užpildykite sąrašą, ką veiksite rytoj, naudodamiesi laiko valdymo šablonu Nr. 2, kad turėtumėte savo planą - „The Daily To Do List“.

3. Projektų sąrašas Laiko valdymo šablonas

Labai nedaug žmonių turi „gyvų ir kvėpuojančių“ projektų sąrašą. Kai kurie turi vieną, bet jis buvo parašytas vieną kartą ir nuo to laiko nebuvo atnaujintas. Projektų sąrašas yra priemonė žinoti, kas yra svarbiausia. Tie dalykai, kurie turės didžiausią teigiamą poveikį mūsų KRA. Tai yra ryšys tarp „Daily To Do List“ ir priežasties, kodėl esate algoje, kuri yra pagrindinės rezultatų sritys. Turėdami projektų sąrašą, jūs suprantate svarbius dalykus. Tyrimai mums sako, kad kiekvienas asmuo vienu metu turi nuo 50 iki 70 projektų (namai ir darbas). Šiame šablone prašoma tik 14.

Veiksmas: Užpildykite projektų, su kuriais dirbate, sąrašą naudodami laiko valdymo šabloną Nr. 3, kad galėtumėte sekti „didelius dalykus“ - „Projektų sąrašą“.

4. Susitikimo veiksmai Laiko valdymo šablonas

Susitikimai yra būtinas bet kurio žinių darbuotojo blogis. Mes negalime nuo jų atsitraukti. Atrodo, kad jose prarandamos valandos ir nieko nepasiekiama. Viena iš pagrindinių to priežasčių yra ta, kad veiksmai arba nėra užfiksuoti, arba nėra pakankamai gerai užfiksuoti, kad įvyktų kas nors esminio. Be abejo, tikslinės užduotys, tinkami dalyviai, dėmesys ir kt. Taip pat yra svarbios priežastys. Šis šablonas pradedamas gavus veiksmus. Taip yra todėl, kad užfiksavę aiškius veiksmus žmonės neturės erdvės sukti sakydami: „Aš maniau, kad jis tai daro“, „Arba ką tas veiksmas reiškė?“, Arba „Aš gavau veiksmus tik vakar. Susitikimas prieš 2 savaites “.

Veiksmas: Užpildykite laiko valdymo šabloną Nr. 4, kad galėtumėte padidinti įvykdytų veiksmų tikimybę - susitikimo veiksmai.

5. Laukiama sąrašo Laiko valdymo šablonas

Jūs deleguojate žmonėms. Žmonės aukščiau. Žmonės žemiau. Žmonės į šoną. Kaip sekti, ko iki kada paprašėte padaryti? Laukiantis sąrašas padeda jums sekti. Šis šablonas suteikia vietą, kur pastatyti tai, ko paprašėte padaryti, kad nenustumtumėte žmogaus ir kad jis būtų aiškus, kai norite, kad užduotis būtų atlikta. Ir taip, kad, žinoma, nepamirštum. Raktas į sėkmingą „Laukiančiųjų sąrašą“ yra jo įvertinimas. Tai gali būti kiekvieną dieną, o tai yra naujas dalykas jūsų laiko valdymo sistemoje. „Toliau kelyje“ tai gali būti tik savaitės pradžioje ir pabaigoje, kai jums patogu naudoti šį šabloną.Reklama

Veiksmas: Užpildykite laukimo laiką naudodami laiko valdymo šabloną Nr. 5, kad galėtumėte valdyti tai, ką perdavėte - laukimo sąrašą.

6. Blaškymosi sąrašas Laiko valdymo šablonas

Vienas iš didžiausių laiko valdymo iššūkių, ypač atviro plano biure, yra užduoties pradžia ir jos atlikimas. Besimokantieji mūsų laiko planavimo mokymo kursai pasakykite mums, kad tai yra priežastis, kodėl jie jaučiasi nieko nepadarę. Dalis to priežastis yra ta, kad žinių darbuotojai turi žongliruoti tiek daug kamuolių. Iš dalies taip yra todėl, kad mes atidėlioti nes mums „nepatinka užduotis“. Daugiausia todėl, kad jie neturi struktūruoto būdo kovoti su klajojančiomis mintimis. „Išsiblaškymo sąrašas“ yra paprastas šablonas, kurį laikytumėte ant savo stalo. Tada, kai sutelksite dėmesį į vieną užduotį ir tada kils minčių, jas užsirašysite, išmeskite iš galvos, kad galėtumėte grįžti prie užduoties. Daugiau nei 50% laiko prie užduoties pridedama nepradėjus ir nevykdant jos vienu ypu. Atspausdinkite ir laikykite šį šabloną ant savo darbo stalo arba laikykite jį atidarytą ekrane.

Veiksmas: Užpildykite išsiblaškymo sąrašo laiko valdymo šabloną Nr. 6, kad galėtumėte likti susikoncentravę į vienos užduoties atlikimą nuo pradžios iki pabaigos - blaškymosi sąrašą.

7. Savaitės tikslai Laiko valdymo šablonas

Įsivaizduokite, kad pardavimų komanda neturi pardavimo tikslo, arba „Oxford United“ futbolo komanda kiekvieną šeštadienį eina žaisti „tik dėl smūgio“. Panašiai yra ir su laiko valdymu. Tikriausiai turite tikslų (KPI ir KRA) metams ar ketvirčiui. Šie šablonai iššaukia jūsų tikslą savaitei. Savaitės pradžioje šablonai klausia: „Jei norėtumėte atsigręžti į šią savaitę, ką galėtumėte malonu pasiekti?“. Užrašydami savo savaitės tikslus, mes galime sutelkti dėmesį į tai, kas svarbu, nes mes „įstrigome el. Laiškų, telefono skambučių ir susitikimų grioviuose“. Idealiu atveju savaitės tikslai turėtų teigiamą poveikį prioritetiniams projektams, kurie savo ruožtu daro įtaką jūsų KRA, kurie daro įtaką KPI. Jei taip atsitiktų, turite plieninę grandžių grandinę, valdomą tiesiai per savo laiko valdymą, palaikydami ją sujungtą ir tvirtą.

Veiksmas: Užpildykite šios savaitės tikslus, kad nustatytumėte, ko norite pasiekti naudodami laiko valdymo šabloną Nr. 7 - savaitiniai tikslai.

8. Savaitės vertinimas Laiko valdymo šablonas

Savaitės pradžioje užpildėte „Savaitės tikslų“ šabloną su 7 dalykais, kuriuos norite pasiekti tą savaitę. Savaitės pabaigoje prasminga pamatyti, kaip jums sekėsi. Savaitės vertinimo šablone klausiama, ar pasiekėte tuos savaitės tikslus naudodamas paprastą įrankį, vadinamą „PMI“ - teigiamą, minusinį ir įdomų. Savaitės pabaigoje parašote 3 dalykus, kurie buvo teigiami apie savaitę, 3 dalykus, kurie buvo minusiniai arba nelabai gerai apie savaitę, ir 3 dalykus, kurie buvo įdomūs apie savaitę. Pavyzdžiui, „P: puikus susitikimas su nauju klientu ABC“, „M: pasiekiau tik 4 iš 7 tikslų“ ir „Aš: dvi mano komandos serga“. Paskutiniame laukelyje prašoma atlikti vieną laiko valdymo veiksmą įvertinus jūsų savaitę, pvz. ‘Aš tvarkaraštį į mano dienoraštį 1 valanda per savaitę projektui „XYZ“. “

Veiksmas: Užpildykite savaitinį vertinimą, kad žinotumėte, ar pasiekėte savo savaitės tikslus naudodami laiko valdymo šabloną Nr. 8 - savaitinis įvertinimas. Reklama

9. Mėnesio tikslai Laiko valdymo šablonas

Panašus į „Savaitės tikslus“. Šis šablonas paragina parašyti didelius dalykus, kuriuos norite pasiekti tą mėnesį.

10. Mėnesinis vertinimas Laiko valdymo šablonas

Laiko valdymo šablone „Mėnesinis įvertinimas“ prašoma įvertinti tikslus, kuriuos parašėte šablone „Mėnesio tikslai“.

11. Metiniai tikslai Laiko valdymo šablonas

Šablonas „Metiniai tikslai“ užbaigia tikslų seriją; Kas savaitę, kas mėnesį ir tada kasmet. Metinių tikslų nustatymas yra iššūkis, kad jie būtų pakankamai dideli, kad būtų pagrindas būti metiniu tikslu, tačiau ne per didelis, kad galėtų būti „gyvenimo tikslai“. Gyvenimo tikslai šiuose šablonuose nėra aptariami.

12. Metinis vertinimas Laiko valdymo šablonas

Baigtas sausio mėn., „Metinis vertinimas“ skirtas pažvelgti į praėjusius metus. Nustatyti, kas pavyko, kas neveikė, ir išmokta pamoka rašant kitų metų metinius tikslus.

13. Kažkurią dieną galbūt išvardink Laiko valdymo šablonas

Šis šablonas yra būtinas norint pasiekti vieną iš pagrindinių efektyvaus laiko valdytojo mąstysenos. Geriausiai mąstyseną apibendrina frazė: „Sėkmingiausi žmonės ištuština galvas“. „Daily To Do List“ ir „Projektų sąrašas“ yra puikūs šablonai, skirti valdyti mūsų neatidėliotinas ir dideles užduotis. „Some Day May Be List“ yra vieta, kur galite įdėti visus tuos dalykus, kuriuos norite padaryti, tačiau jie tiesiog nėra skubūs ar svarbūs dabar. Keletas pavyzdžių gali būti: „Visų namų dokumentų pildymas“, „Gauti pensiją“, „Parašykite a paveldėjimo planas įmonei “.

Veiksmas: Užpildykite „Some Day Maybe List“, kad turėtumėte kur įdėti „visa kita“ naudodami laiko valdymo šabloną Nr. 13 - „Some Day Maybe List“.

14. Projekto laiko valdymas Šablonas

Vidutinis žinių darbuotojas valdo projektus ir, jei yra sąžiningas sau, jų patirtis valdant projektus yra tai, ko jie išmoko patys. Jie galėjo girdėti apie didelius IT projektus, su kuriais susitvarkė Ganto diagramos ar kvalifikacijos, pavyzdžiui Princas2 . Vis dėlto jie trokšta kažko paprasto, kuris suteiktų jiems kontrolę, tačiau nebūtų per daug sudėtinga juos naudoti. Šis vieno puslapio šablonas padeda jums geriau valdyti svarbius projektus, geriau pasiruošiant ir išvengiant pagrindinių priežasčių, kodėl projektai žlunga .Reklama

Veiksmas: Užpildykite projekto laiko valdymo šabloną Nr. 14, kad geriau pasiruoštumėte svarbiems projektams ir išlaikytumėte jų kelią - projekto šablonas.

Atsisiųskite ir naudokite šiuos laiko valdymo šablonus

Atsisiųskite šiuos 14 laiko valdymo šablonų, kuriuos galėsite naudoti su rašikliu ir popieriumi .

Atsisiųskite šiuos 14 laiko valdymo šablonų, kad užbaigtumėte ekrane.

Pradėkite įtraukdami vieną iš šių šablonų į savo laiko valdymo sistemą. Tada dar po savaitės, kol šabloną naudosite įprastai. Norint susiformuoti įpročiui, reikia 21 karto. Dabar galite susitvarkyti. Sėkmės!

Panašus nuotraukų kreditas: Buvote svetainėje sonovate.com

Kalorijos Skaičiuoklė