15 geriausių biuro organizavimo ir visko geresnių organizavimo patarimų

15 geriausių biuro organizavimo ir visko geresnių organizavimo patarimų

Jūsų Horoskopas Rytojui

Galite pagalvoti, kad neturite laiko biuro organizavimui, bet jei tikrai žinotumėte, kiek laiko jums tas neorganizavimas kainavo, persvarstytumėte.

Polių pertvarkymas ir perkėlimas retkarčiais nesiskaito. Neišvalykite ir savo stalo, jei perbraukiate netvarką į šiukšliadėžę ar stalo stalčių.



Gana tvarkingos ir tvarkingos biuro patalpos atveria kelią didesniam produktyvumui ir mažiau sugaištam laikui.



Organizuoti biurą nereikia užtrukti kelias dienas, tai galima padaryti po truputį. Tiesą sakant, organizuoto biuro palaikymas yra daug efektyvesnis, jei jį vertinate kaip vykdomą projektą, o ne didžiulį užpuolimą.

Taigi, jei esate pasirengę pradėti, šie organizavimo patarimai padės jums paversti savo biurą efektyvia darbo sritimi.

1. Išvalykite savo biurą

Nešvarumas, tuščia, susmulkinta, atsikratykite visko, ko jums nereikia ar nenorite. Apsižvalgyti. Ko jau kurį laiką nenaudojai?



Paimkite po vieną sritį. Jei jis neveikia, išsiųskite jį remontuoti arba išmeskite. Jei nenaudojote jo kelis mėnesius ir negalite pagalvoti, kada jums to tikrai prireiks, viskas išeina. Tai taikoma baldams, įrangai, reikmenims ir kt.Reklama

Nepamirškite apie rankdarbius, augalus (tikrus ar dirbtinius) ir dekoracijas - jei jie yra padengti dulkėmis ir jūsų biuras atrodo skurdus, jie yra sąžiningi žaidimai.



2. Surinkite ir perskirstykite

Surinkite kiekvieną daiktą, kuris nėra ten, kur jis priklauso, ir padėkite jį ten, kur jis yra.

3. Nustatykite darbo zonas

Nuspręskite, kokia veikla vyksta kiekvienoje jūsų biuro srityje. Tikriausiai turėsite pagrindinę darbo vietą (greičiausiai savo stalą), atskaitos sritį (dokumentų spintelę, lentynas, segtuvus) ir tiekimo sritį (spinta, lentynos ar stalčiai).

Įdėkite reikiamą įrangą ir tiekite, kiek įmanoma, tinkamoje vietoje.

4. Uždarykite artumą

Įrenginį ir reikmenis, kuriuos naudojate labiausiai, padėkite ranka pasiekiamoje vietoje. Daiktus, kuriuos naudojate retai, galima laikyti arba atidėti.

5. Gaukite gerą etiketę

Pasirinkite paprastą etikečių gamintoją. Skirkite laiko lentynų, šiukšliadėžių, krepšelių stalčių etiketėms. Tai ne tik primins, kur viskas vyksta, bet ir padės kitiems, kuriems gali prireikti ką nors rasti, naudoti ar įdėti į jūsų darbo sritį.

6. Peržiūrėkite savo failų sistemą

Visiškai pereinant į skaitmeninį amžių, sumažėjo poreikis laikyti popierines bylas.Reklama

Ką gali jūsų skaitmeninė parduotuvė? Ar jūs kopijuojate failus? Gali būti, kad galėsite pašalinti kai kuriuos failus ir aplankus, kuriuos naudojote anksčiau. Jei saugote failus kompiuteryje, įsitikinkite, kad reguliariai darote atsargines kopijas.

Štai kelios saugojimo idėjos, kaip sukurti sklandžią dokumentų sistemą:

  • Sukurkite susitikimo aplanką - Įdėkite ten visus aptartinus dalykus kartu su daiktais, kuriuos reikia atiduoti, ataskaitas, kurias reikia pateikti, ir tt Tai padės jums būti pasirengusiems susitikimams ir sutaupys jūsų stresą net tuo atveju, jei susitikimas yra perkeltas į viršų .
  • Sukurkite aplanką WOR - Tiek daug mūsų netvarkingų dokumentų yra dalykai, kurie yra sustabdyti, kol kas nors kitas neatsako ar nesiima veiksmų. Įrašykite juos aplanke WOR (Waiting on Response). Kas kelias dienas patikrinkite, ar neatlikti neįvykdyti veiksmai, kurių gali prireikti.
  • Sandėliavimo dėžės - Naudokite nebrangias saugojimo dėžutes, kad išsaugotumėte archyvuotus failus ir pašalintumėte juos iš dabartinės failų vietos.
  • Žurnalų dėžutės - Naudokite žurnalų dėžutes ar segtuvus žurnalams ir katalogams, kuriuos tikrai norite laikyti, laikyti. Įsitikinkite, kad jums jų tikrai reikia, kad gautumėte nuorodą ar tyrimus, kitaip perdirbkite arba atiduokite.
  • Skaitymo aplankas - Nurodykite failą spausdintiems straipsniams ir dokumentams, kuriuos norite skaityti, kurie nėra skubūs.
  • Archyvuoti failus - Kai projektas bus baigtas, sujunkite visą medžiagą ir padėkite ją. Saugokite vykdomus projektus.
  • Failas kas savaitę - Neleisk, kad tavo byla kauptųsi. Įdėkite dokumentus į aplanką „Failas“ ir viską padarykite kartą per savaitę.

Sužinokite daugiau patarimų, kaip tvarkyti failus čia: Kaip tvarkyti failus, kad produktyvumas būtų didesnis

7. Išvalykite savo stalą

Pašalinkite viską, kruopščiai išvalykite ir padėkite tik tuos daiktus, kurie yra būtini kasdieniniam naudojimui.

Jei kyla sunkumų atsisakant daiktų, šią „Declutter“ formulę padės išmesti daiktus vėliau nesigailint.

8. Sutvarkykite darbalaukį

Dabar, kai supaprastinsite darbalaukį, verta jį sutvarkyti.

Norėdami organizuoti daiktus ant savo stalo, naudokite darbalaukio tvarkykles arba talpyklas. Popieriams naudokite dėklus, mažesniems daiktams - konteinerius.Reklama

Nepamirškite savo kompiuterio darbalaukio! Įsitikinkite, kad visi failai ar vaizdai yra sutvarkytuose aplankuose. Aš rekomenduočiau jums kasdien išvalyti kompiuterio darbalaukį prieš išeinant iš darbo.

9. Sutvarkykite savo stalčius

Įdėkite kartu naudojamus daiktus į tą pačią stalčiaus vietą, antspaudus su vokais, lipnias pagalvėles su bloknotais ir pan.

Mažiems daiktams - spaustukams, spaustukams ir pan. - naudokite atskirą stalčių asmeniniams daiktams.

10. Atskiros gautosios

Jei reguliariai dirbate su kitais žmonėmis, kiekvienam sukurkite aplanką, dėklą ar gautuosius.

11. Išvalykite savo krūvas

Tikimės, kad naudodamiesi savo naujuoju organizuotu biuru nebekursite krūvelių popieriaus, bet vis tiek turite rūšiuoti senus.

Pereikite krūvą (jei reikia, po truputį po vieną) ir padėkite ją į reikiamą vietą arba išmeskite.

12. Rūšiuoti laiškus

Negalima tik klijuoti laiškų į krūvą, kad būtų rūšiuota, ar šautuvą, ir išimkite dabar reikalingus gabalus. Rūšiuoti, kai tik gausite - veikti, skaityti, failuoti, perduoti ar perduoti. .Reklama

13. Paskirkite išmetimo datas

Kiekvieno popieriaus lapo nereikia laikyti neribotą laiką. Pažymėkite failuose ar dokumentuose, kai juos galima mesti ar susmulkinti.

Kai kurie teisiniai ar finansiniai dokumentai turi būti saugomi nustatytą laiką. Įsitikinkite, kad žinote, kokie yra šie reikalavimai.

14. Filtruokite savo el. Laiškus

Kai kuriuos el. Laiškus svarbu skaityti, kitus tiesiog ne taip svarbu.

Kai naudojate filtravimo sistemą žymėdami įvairius el. Laiškus, žinote jų prioritetą ir į kuriuos pirmiausia turite atsakyti.

Peržiūrėkite šiuos patarimus, kad gautieji gautų nulį: Pagrindinis būdas patekti į „Inbox Zero“

15. Ištiesinkite savo stalą

Dienos pabaigoje atlikite greitą tiesinimą, kad kitą dieną pradėtumėte švariai.

Apatinė eilutė

Naudokitės vienu patarimu arba išbandykite juos visus. Daug pastangų, kurias įdėsite kurdami ir palaikydami efektyvią darbo zoną, labai atsipirks.Reklama

Užuot leidę laiką daiktų paieškoms ir krūvoms, galėsite praleisti laiką ... na ... darbo ir jums patiks būti netvarkingam!

Daugiau organizavimo Hacks

Panašus nuotraukų kreditas: Alesia Kazantceva per unsplash.com

Kalorijos Skaičiuoklė