KAIP SUKURTI DARBŲ SĄRAŠĄ, KURIS PADIDINTŲ JŪSŲ PRODUKTYVUMĄ

Tai 6:00 ryto, o jūs ką tik pabudote. Po dušo atėjo laikas valgyti pusryčius, sužinoti naujienas skaitant ryto laikraštį ir tada pradėti savo darbą. Jautiesi atsipalaidavęs ir laimingas. Tą dieną tikiesi labai dideli lūkesčiai ir nori būti kuo produktyvesnis su savo darbų sąrašu.

Greitai pirmyn tą pačią dieną 14 val. Dirbate skubotai ir vos neturėjote galimybės padaryti pietų pertraukos. Jūs pradedate jaustis šiek tiek įtemptas ir pavargęs dėl įtempto grafiko. Be to, atrodo, kad jūs turite grįžti prie tam tikrų užduočių ir jas išspręsti, nes neturėjote laiko tinkamai joms susitelkti.

Norėtumėte, kad rastumėte nustatymo iš naujo mygtuką, kad galėtumėte pradėti savo dieną iš naujo su kita strategija.

Tikriausiai tai patyrėte: suplanavote dieną prieš naktį ir pajutote, kad atliekate savo užduotis. Tačiau viskas pradėjo klysti, kai jūs nuolat įtraukėte užduotis į savo sąrašą, pagaliau jūsų užduočių sąrašas buvo daug mylių. Jūsų darbų sąraše taip pat buvo užduočių, kurių buvo beveik neįmanoma atlikti per vieną dieną.

Kitas dalykas, kuris prisidėjo prie jūsų įtemptos ir įtemptos dienos, buvo nesupratimas, kiek laiko užtruks tam tikra užduotis ir kada ją atlikti. Jei turėtumėte šią informaciją, būtų lengviau išsiaiškinti tinkamą užduoties atlikimo laiką.

Pagaliau jūsų planuose tikrai nebuvo jokio lankstumo. Pamiršote pridėti buferį tarp užduočių ir suprasti, kad tam tikros užduotys yra daug didesnės, nei atrodo išorėje.

Bet jūs žinote ką - vien šios priežastys nebuvo pagrindinė jūsų streso ir užimtumo priežastis. Skaitykite toliau, kad sužinotumėte, kas tai buvo.

Turinys

Ką žmonės klysta dėl darbų sąrašo
Puikių darbų sąrašo komponentai
Kaip sukurti darbų sąrašą, kuris padidintų jūsų produktyvumą
Esmė
Daugiau produktyvumo patarimų

Ką žmonės klysta dėl darbų sąrašo

Ar tikrai žinote, ką turėtumėte daryti?

Kiek laiko jūs iš tikrųjų praleidote planuodami savo dieną - ar tai buvo tik 5 minutės, kol televizorius jus blaškė?

Jei taip, tuomet tai buvo bene didžiausia priežastis, kodėl jūsų diena tapo tokia įtempta.Reklama

Kai planuojate savo dienas, turėtumėte iš tikrųjų suprasti užduotis, kurias ketinate atlikti, ir ko reikia joms įvykdyti. Tai būtina, ypač atliekant svarbias užduotis, nes jūs galite padaryti pažangą vykdydami svarbiausias užduotis.

Laikas, praleistas planavimui, taip pat bus rodomas kaip per daug didelių užduočių, įdėtų į jūsų kasdienį sąrašą. Jei neskaidėte užduočių į mažesnes dalis, tikėtina, kad per dieną jų neketinate atlikti. Tai savo ruožtu verčia save mušti, kad neužpildėte savo užduočių sąrašo.

Galiausiai nelaikykite užduočių sąrašo kūrimo kaip kažkokiu antraeiliu dalyku, kurį bandote padaryti kuo greičiau. Tiesą sakant, kai daugiau dėmesio skirsite kitos dienos užduočių sąrašui, tuo didesnė tikimybė, kad sąrašas bus realus ir mažiau įtemptas.

Puikių darbų sąrašo komponentai

Kai kalbu apie gerų užduočių sąrašą, manau, kad šios savybės yra jo dalis:

Subalansuotas

Užduočių sąraše yra ir svarbių, ir mažiau svarbių užduočių. Pripažinkime: nors mes visi norėtume atlikti tik svarbias užduotis (pvz., Susijusias su tikslu), turime pasirūpinti ir mažiau svarbiomis užduotimis (pvz., Atlikti reikalus, rūpintis savo namais ar kitais kasdieniais reikalais). ).

Pakanka lankstumo

Kas atsitiks, kai suplanavai užduotį, bet nesugebi ja pasirūpinti? Ar turite savo planą B? Jei ne, pabandykite išsiaiškinti alternatyvų veiksmą, kurį galite atlikti pagal šiuos scenarijus.

Laikas perėjimams

Supraskite, kad pereinamasis laikas taip pat suvalgo jūsų laiką. Įsitikinkite, kad planuodami užduočių sąrašą šis laikas taip pat bus įtrauktas į jūsų planus. Pridėjus papildomą buferį tarp užduočių, jūsų sąrašas bus lankstesnis ir realistiškesnis.

Ne per daug užduočių vienai dienai

Sunku tiksliai nurodyti, kiek užduočių turėtumėte atlikti savo kasdieniame sąraše. Tai priklauso nuo jūsų situacijos, tačiau esu pasirengęs pasakyti, kad dienai turėtų pakakti visko tarp 5–10 užduočių.

Supraskite, kad tam tikros užduotys yra labai greitos, todėl lengviau įtraukti daugiau ir organizuoti užduotis tam tikromis dienomis. Tiesiog įsitikinkite, kad sąraše yra ir svarbių užduočių, kad galėtumėte tęsti savo didesnius projektus.

Apsaugos skydas

Sukurkite apsaugos skydą aplink savo užduočių sąrašą, kad kuo mažiau užduočių galėtų patekti į jūsų sąrašą ir kad jūsų sąrašo elementų skaičius dienos metu nepadidėtų.Reklama

Pirmuoju atveju pabandykite pašalinti savo užduočių šaltinius. Tai daroma sumažinant įsipareigojimus ir apribojant turimus projektus. Faktas yra tas, kad kuo daugiau įsipareigojimų (ar projektų) turite, tuo didesnė tikimybė, kad jie taps jūsų kasdienio sąrašo užduotimis.

Antruoju atveju padarykite savo sąrašą uždarą. Šią sąvoką išmokau skaitydama „Padaryk tai rytoj“ ir kitos laiko valdymo paslaptys autorius Markas Forsteris. Norint sukurti uždarą užduočių sąrašą, tereikia nubrėžti liniją po paskutine sąrašo užduotimi.

Kai tai padarysite, dienos metu jums nebus leidžiama pridėti naujų užduočių į savo sąrašą. Tai užtikrina, kad užduočių skaičius bėgant dienai iš tikrųjų mažėja.

Kaip sukurti darbų sąrašą, kuris padidintų jūsų produktyvumą

Norėdami sudaryti sąrašą, kurį iš tikrųjų galite įvykdyti kitą dieną , atlikite šiuos veiksmus:

1. Pašalinkite nereikalingas užduotis

Vykdykite savo įsipareigojimus ir nuspręskite, ar jums jų tikrai reikia.

Pvz., Buvau aktyvus mūsų vietinio kompiuterių klubo narys mano gimtajame mieste, bet tada supratau, kad nebeturiu pakankamai laiko šiai veiklai. Nors vis dar esu klubo narys, jo veikloje nebedalyvauju. Tai pašalino užduotis, susijusias su tuo įsipareigojimu.

2. Skirkite laiko planuoti sąrašą

Neskubėkite kurti užduočių sąrašo - skirkite šiek tiek laiko planavimo etapui. Jei reikia, izoliuokite save planavimo daliai eidami į atskirą kambarį savo namuose (ar net eidami į lauką). Tokiu būdu jūs iš tikrųjų galite apgalvoti užduotis, prieš įtraukdami jas į savo darbų sąrašą.

Stenkitės praleisti bent 15 minučių su savo sąrašu, kai jį planuojate.

3. Perkelkite svarbias užduotis į pradžią

Planuodami dieną įsitikinkite, kad svarbios užduotys yra sąrašo pradžioje. Tai užtikrina, kad šias užduotis atliksite kuo greičiau.

Pavyzdžiui, būdamas tinklaraštininku, įsitikinu, kad turinio kūrimo užduotis turiu sąrašo pradžioje. Kai tik pabundu, iškart puolu tas užduotis, ir jos atliekamos prieš man einant į darbą.Reklama

4. Stebėkite pasikartojančias užduotis

Jūsų sąraše gali būti pasikartojančių užduočių, bet ar žinote, kiek laiko jiems atlikti reikia?

Jei to nepadarėte, įsitikinkite, kad tam tikrą laiką stebėjote, kad tai suprastumėte. Tai padeda geriau planuoti savo dieną, nes žinote, kiek laiko užima užduotis ir ar jūsų grafike yra tam tikras laiko tarpas, kada užduotį būtų galima atlikti.

5. Paketinės panašios užduotys

Peržiūrėkite savo sąrašą ir sužinokite, ar yra panašių užduočių, kurias galite apdoroti paketais. Tokiu būdu galite greičiau ir lengviau pašalinti tam tikras užduotis iš savo sąrašo.

6. Išsamiau apibrėžkite užduotis

Į savo sąrašą įtraukite ne tik tokią užduotį kaip svetainės sukūrimas; įsitikinkite, kad užduotį padalijote į mažesnes dalis. Kuo mažesnės užduotys, tuo lengviau jas atlikti iki nustatyto termino.

7. Iš anksto atlikite parengiamuosius darbus

Pasirūpinkite tam tikroms užduotims iš anksto.

Pavyzdžiui, aš rašau savo svečių įrašų kontūrus sekmadieniais, kad pabudus būtų lengviau (ir greičiau) pradėti rašyti tikrus įrašus. Atlikdamas šiek tiek paruošiamojo darbo, aš pagreitinu darbus ir užtikrinu, kad užduotys būtų atliktos, kai ateis tinkama diena.

8. Automatizuokite priežiūrą

Natūralu, kad jūs galite naudoti rašiklį ir popierių savo asmeninių darbų sąraše, tačiau pabandykite pasinaudoti ir technologijomis. Tiesą sakant, pabandykite rasti įrankį, kuris rūpintųsi jūsų užduočių sąrašo priežiūra. Mano pageidaujama priemonė yra Nozbe , bet yra kitos užduočių valdymo programos kad ir tu gali pabandyti.

9. Žinokite savo užduočių tipus ir tvarkaraštį

Galiausiai, planuodami dieną, užduokite sau šiuos klausimus:

Ką dar turiu savo grafike?

Šis klausimas susijęs su jūsų asmeniniu grafiku. Pavyzdžiui, jei keliaujate, įsitikinkite, kad jūsų sąrašas atspindi šį faktą. Nebandykite perpildyti savo sąrašo per daug užduočių, nes labiau tikėtina, kad atliksite tik dalį jų.

Ar užduotis yra vartų sargas?

Šiame klausime klausiama, ar užduotis blokuoja kitas užduotis, kurias reikia vykdyti.Reklama

Kiekvieną kartą mums gali kilti užduotis, kuria pirmiausia reikia pasirūpinti. Tai atlikę, tik tada galėsite pasirūpinti šiomis užduotimis.

Kai sutelksite dėmesį į užduočių sąrašo sukūrimą, galėsite lengvai pastebėti vartininkus.

Ar mano sąraše yra ledkalnių?

Šiame klausime klausiama, ar jūsų užduotis iš tikrųjų yra daug didesnė, nei atrodo. Kartais, kai pradėsite dirbti su užduotimi, netrukus suprasite, kad ji yra daug didesnė, nei galvojote iš pradžių (palyginkite juos su ledkalniais, kur tik ledkalnio viršūnė yra virš vandens, bet didžioji ledo dalis yra žemiau) .

Dar kartą, kai sukūrimo etape sutelksite pakankamai dėmesio į savo užduočių sąrašą, lengviau aptiksite šiuos ledkalnius ir padalinsite užduotis į mažesnius, lengviau valdomus gabalus.

Ar užduotis nėra atitraukta?

Ne visos užduotys yra sukurtos vienodos: vieni toleruoja daugiau blaškymosi, o kiti reikalauja viso jūsų dėmesio.

Pavyzdžiui, aš galiu patikrinti savo „Twitter“ srautą ar atlikti paprastą tinklaraščio priežiūrą, net kai esu šalia savo šeimos. Šios užduotys neleidžia blaškytis, todėl galiu jomis pasirūpinti, net jei joms neskiriu viso dėmesio.

Esmė

Jei vis dar sunku atlikti kasdienes užduotis, nurodytas darbų sąraše, būtinai išanalizuokite priežastis, kodėl taip atsitiko. Jei kas, nepamiršk savęs, kad neužbaigei savo užduočių sąrašo.

Niekas nėra tobulas, ir mes galime pasimokyti iš savo klaidų.

Norint sukurti puikų užduočių sąrašą, reikia šiek tiek praktikos. Tačiau, kai jūs išmoksite sudėti visus kūrinius, viskas atrodys daug geriau ir apskritai būsite produktyvesni.