Kaip naudoti laiko valdymo matricą tam, kas svarbu

Kaip naudoti laiko valdymo matricą tam, kas svarbu

Jūsų Horoskopas Rytojui

Kai įvyksta dideli gyvenimo pokyčiai ar sutrikimai, laiko planavimas yra vienas iš pirmųjų dalykų, išskridusių pro langą. Tokiose situacijose laikas gali prarasti visus apibrėžimus. Suprantama, kad skubūs ir svarbūs terminai įgauna naują prasmę.

Savo knygoje 7 labai efektyvių žmonių įpročiai , Stevenas Covey išpopuliarino koncepciją, kurią jis vadina laiko valdymo matrica. Covey laiką, kurį praleidžiame budėdami, suskirsto į keturis kvadratus:



  • 1 kvadrantas : Skubu ir svarbu. Pavyzdžiai: pagalbos suteikimas skubios pagalbos atveju arba mažo vaiko sulaikymas nuo eismo.
  • 2 kvadrantas : Ne skubu, o svarbu. Pavyzdžiai: reguliariai keisti alyvą į automobilį arba pasiekti įmonės vidinį tikslą per valandą prasmingai reaguoti į kiekvieną kliento kontaktą.
  • 3 kvadratas : Skubi, bet nesvarbi. Pavyzdžiai: bendradarbis užsuka paklausti apie įmonės iškylą arba atsako į riboto laiko pasiūlymus.
  • 4 kvadratas : Nei skubu, nei svarbu. Pavyzdžiai: pražūties slinkimas per socialinės žiniasklaidos sklaidos kanalus, atsakymas į nepažįstamų žmonių paskelbtus svetainės komentarus arba televizijos seansai.

Štai „Sage Automation“ iliustruota matricos diagrama:[1]



Norėdami kuo geriau išnaudoti šiuos keturis kvadrantus, turime būti žiauriai sąžiningi, kaip ir kam priskirti Covey sąlygas. Štai kaip tai padaryti:

1. Įdėkite dolerio figūrą į savo laiką

Jeigu nori pašalinti laiko švaistymą savo gyvenime pradėk savo laiką vertinti taip, lyg tai būtų pinigai. Laiką vertinant kaip turtą, gali atrodyti šiek tiek neaiški sąvoka. Dolerio ženklų pritvirtinimas prie jūsų darbo valandų suteiks aiškumo.

Finansų ekspertas Dave'as Ramsey'as siūlo sekti kiekvieną uždirbtą centą, priskirdamas visus pinigus kategorijai. Pavyzdžiui, 1 000 USD jūsų kito atlyginimo gali patekti į nuomos kategoriją, 400 USD - maisto produktams ir pan.Reklama



Kol nepradėsite įvardyti ir sekti savo laiko, laiko valdymas bus ne kas kita, kaip spėlionės ir vidurių jausmai. „Covey“ laiko valdymo matricos ir „Ramsey“ technikos derinimas yra pirmas žingsnis siekiant įsitaisyti laiko valdymo vairuotojo vietoje. Galbūt nuspręsite, kad jūsų laikas grynaisiais kainuoja 30 USD per valandą. Pavyzdžiui, pasibaigus „Netflix“ besaikiui pastebėsite, kad praleidote 4,5 valandos. Tai siekia 135 USD grynosios vertės. Įrašykite tai į dienos žurnalą po pramoga.

Jei esate panašus į daugumą žmonių, jūsų aiškumo akimirka greičiausiai ateis mėnesio pabaigoje, kai susumuosite dolerio vertes, kurias priskyrėte įvairioms savo gyvenimo kategorijoms.



Nors galbūt sutraukėte 135 USD, išleistus vienai televizijai, kaip jausitės, kai sužinosite, kad per vieną mėnesį šioje kategorijoje išleidote 1485 USD? Kaip atskaitos tašką, jūsų turimas 31 dienos mėnesio laiko inventorius, turint omenyje 16 budėjimo valandų per dieną, siekia 14 880 USD. Vien darbo valandos tikriausiai sugėrė 4500–6000 USD.

Dabar jūs turite galią suteikti aiškumo valdant prioritetus. Ar tikrai televizoriaus žiūrėjimas buvo vertas beveik 10% visos jūsų budėjimo valandos? Į šį klausimą galite atsakyti tik jūs.

2. Pasiruoškite laiko valdymo matricos sėkmei

Pradėkite rašydami kiekvieną užduotį

Šiuo metu viskas, ką bandote padaryti, yra ištuštinti smegenis. Neišleisk jėgų galvodamas apie skubumą, svarbą ar terminą. Ta dalis ateis vėliau. Kol kas tiesiog darykite viską, kad visos užduotys, esančios jūsų smegenyse, patektų į skaičiuoklę ar popierių.

Naudokite bet kokius jums tinkamiausius įrankius, kad galėtumėte kuo greičiau išsikrauti mintis. Nesustok, kol nesi įsitikinęs, kad viską užfiksavai.

Tada kiekvienai užduočiai priskirkite terminą

Pradėkite užpildydami tuos terminus, kuriuos žinote, kad esate akmenyje. Norėdami palaikyti sveikus santykius, pirmiausia norėsite nustatyti prioritetus įsipareigojimams, kuriuos jau prisiimate kitiems žmonėms. Jei įmanoma, nustatykite terminus anksčiau, nei žadėjote - jums gali prireikti tokio lankstaus laiko toliau kelyje. Pradėkite nuo laiko planavimo tikslo būti žinomu kaip asmuo, kuris žada ir per daug vykdo.Reklama

Pažymėkite užduotis, kurias žinote kaip skubias. Būkite atsargūs taikydami terminą „skubus“. Tai, kas jums atrodo skubu, gali neturėti jokios įtakos jūsų šeimai, draugams ir klientams. Kiekvienas žmogus turi pateikti asmeninį darbinį apibrėžimą, tačiau, norėdamas pradėti, naudokitės šia klasifikacija taupiai.

Klasifikuodami pirmenybę teikite ankstesniems įsipareigojimams. Visada galite grįžti ir atnaujinti konkrečią užduotį į šią būseną, bet pirmiausia parodykite tam tikrą suvaržymą. Galų gale, jei viskas yra skubu, tada niekas negali būti iš tikrųjų skubus.

Pertvarkykite savo sąrašą pagal svarbą

Čia tikrai gali atsipirkti skaičiuoklės naudojimas vietoj popieriaus. Į skaičiuoklę įterpkite svarbumo stulpelį arba pasirinkite kitos spalvos rašiklį ar žymeklį, jei naudojate popierines ar rodyklių korteles. Suteikite kiekvienai užduočiai svarbos įvertinimą nuo 1 (visai nesvarbi) iki 100 (ypač svarbu).

Man asmeniškai patinka naudoti skalę nuo 1 iki 100 dėl jos pateikiamo detalumo. Pavyzdžiui, dvi užduotys gali įvertinti 8 skalėje nuo 1 iki 10, tačiau rūšiuojant galite atskirti 82 ir 88.

3. Prijunkite savo gyvenimą prie laiko valdymo matricos

Dabar ženkite atgal ir pažiūrėkite, ką turite. Jei atlikote namų darbus, dabar turėtumėte pamatyti kiekvieną savo užduotį kartu su svarbumo ir skubumo reitingais.

Pradėkite kiekvieną užduotį perkelti į vieną iš keturių laiko valdymo matricos kvadrantų. Pradėkite nuo akivaizdžių paskirties vietų. Kai jie bus tinklelyje, galite įvertinti glaudžius skambučius, kurie gali teisėtai baigtis vienu iš dviejų kvadratų. Galite pradėti reitinguoti elementus pagal svarbą ar skubumą, ir tai gerai. Galite suvokti, kad kai kurios užduotys nėra tokios svarbios ar skubios, kaip iš pradžių manėte.

1 klausimas: prižiūrėkite atvirą nusileidimo juostą

Stenkitės, kad kuo daugiau dalykų nepatektų į Skubų ir Svarbų kvadrantą. Tai gali būti neįmanoma pirmą kartą bandant valdyti laiką, tačiau nustatykite ilgalaikį tikslą išlaikyti tam tikrą atvirą erdvę per pirmąjį ketvirtį. Tai galite pasiekti kuo efektyviau ir efektyviau spręsdami užduotis, kurios atsiranda kituose trijuose kvadrantuose.Reklama

Pavyzdžiui, užimtas startuolio įkūrėjas vis tiek norės palaikyti formą, bet neturės valandų praleisti sporto salėje. „Wall Street Journal“ perkamiausias autorius daktaras Johnas Jaquishas rekomenduoja kintamo pasipriešinimo treniruotes, o ne sunkiasvorį. Moksliškai įrodyta, kad kintamo atsparumo treniruotės duoda geresnių fitneso rezultatų per trumpesnį laiką, sako dr. Jaquishas. Tai kartu su daug baltymų turinčia dieta gali suteikti verslininkams norimus rezultatus neprarandant brangių valandų per dieną.

Akivaizdu, kad po 10 minučių galite sulaukti kliento skambučio, kuris akimirksniu padaro ką nors Q1. Joks jūsų planavimas ar pasiruošimas negalėjo sustabdyti jo nusileidimo ten, todėl tai nėra jūsų kaltė. Jūsų užduotis yra užtikrinti, kad nusileidimo juosta būtų prieinama šiam atvejui.

Q2: Išmeskite šias užduotis su tam tikrais laiko blokais

Jei kažkas yra svarbu, tai yra didelė tikimybė, kad galų gale teks skubėti. Naudodamiesi alyvos keitimo pavyzdžiu, akivaizdu, kad norite išspręsti šią užduotį, kol jūsų variklis nepasinaudos. Jei to nepadarėte, Q2 užduotis staiga turi būti perklasifikuota į Q1, ir jūs turėsite visiškai naują Q1, kad išlaikytumėte įmonę: įsigykite išsinuomotą automobilį.

Kitos antrojo ketvirčio užduotys niekada negali tapti neatidėliotinos, tačiau tai nesumažina šių didesnio vaizdo elementų svarbos. Galbūt jūs įsipareigojote sužinoti daugiau, kad padėtumėte skatinti antirazizmą darbo vietoje, pažymi autorė ir „Forbes“ bendraautorė Dana Brownlee. Šis tikslas greičiausiai nebus įgyvendintas tol, kol nebebus aktyviai užblokavęs laiko savo kalendoriuje, kad įsitikintumėte, jog skiriate reikiamą laiką šiam tikslui pasiekti.[du]

Be sąmoningų pastangų planuoti šias užduotis, jie liks visam laikui neatlikti.

3 klausimas: užduokite skubiems dalykams keletą klausimų

Bent viena šios kategorijos problema yra ta, kad skubios užduotys dažnai maskuojamos kaip svarbios. Įprasta supainioti abu dalykus, todėl labai svarbu išmokti atskirti. Būsimo kliento, kurį tikitės nusileisti, tekstas yra skubus, o jūsų draudimo agento el. Laiškas, norintis suplanuoti metinę draudimo peržiūrą, tikriausiai gali laukti iki penktadienio.

El. Laiškai, balso laiškai, tekstiniai pranešimai ir kitos momentinio bendravimo formos beveik visada turi skubos jausmą, tačiau jie gali būti nesvarbūs. Žvelgdami į tai, kas nutiko per trečiąjį ketvirtį, paklauskite savęs, ar jūs sutinkate siuntėjo skubos jausmą, ar ne. Gali būti laikas atsisakyti tam tikrų grupių, asmenų ar naujienlaiškių prenumeratos, kad sumažintumėte Q3 netvarką.Reklama

4 klausimas: išnaudokite savo neskubią ir nesvarbią veiklą

Q4 yra kvadratas, kurį kiekvienas būsimas laiko valdytojas mėgsta mesti, bet nebūkite toks skubotas. Nors jūs tikrai norite pašalinti tiesioginį laiką, tai yra ir kvadratas, kuriame prastovos. Užuot pasižadėję prisaikdyti visą ketvirtojo ketvirčio veiklą, pasinaudokite visais tais, kuriais užsiimate.

Pirmiausia pradėkite nuo užduočių, kurios nėra geriausias jūsų laiko panaudojimas, pašalinimo ar delegavimo. Aišku, tą ataskaitą reikia performatuoti, bet praktikantas greičiausiai tai padarys už jus. Naudokite pardavimo programinę įrangą, kad galėtumėte automatizuoti ieškančius el. Laiškus, kad nereikėtų visų jų siųsti.

Kalbėdami apie pertrauką, atkreipkite dėmesį į veiklą, dėl kurios jūs jaučiatės žvalus, ir apie tai, kad jūs jaučiatės išsekęs. Pasakyk „taip“ tam pasivaikščiojimui miške ir „ne“ ginčams su nepažįstamaisiais socialiniuose tinkluose. Protingai pasirinkdami laisvalaikio praleidimo būdus, gausite maksimalią naudą iš Q4.

Paskutinės mintys

Covey laiko valdymo matrica yra nepaprastas įrankis, kurį galima pritaikyti, kai jaučiate, kad jūsų tvarkaraštis jus valdo, o ne atvirkščiai. Tikėtina, kad jūsų sėkmė priklausys nuo to, kiek sąžiningas esate pats sau priskirdamas etiketes.

Nebijokite savęs paklausti, ar tai tikrai skubu? Taip pat turėsite aiškiai atskirti tai, kas jums svarbu, ir kas svarbu kitam. Nepaprastai lengva nekritiškai priimti kažkieno svarbaus ar skubaus etiketę.

Laiko valdymui yra gera vieta, leidžianti visiškai kontroliuoti savo tvarkaraštį, nenukreipiant į griežtą mąstymą. Ypač verslininkai turės atsižvelgti į tam tikrą savo tvarkaraščio lankstumą, kad galėtų pasinaudoti pirmojo ketvirčio galimybėmis, kurios atsiranda iš anksto nepranešus. Vis dėlto per daug lankstumo, ir jūs praleisite laiką. Pritaikydami Covey ir Ramsey metodus, kad jie atitiktų jūsų gyvenimą, suteikite sau malonės suklysti ir prireikus pakoreguoti. Jūs pateksite ten.

Daugiau patarimų efektyviam laiko valdymui

Panašus nuotraukų kreditas: explorenation # per unsplash.com Reklama

Nuoroda

[1] ^ SAGE automatika: Kas iš tikrųjų yra laiko valdymo matrica ir kaip ji gali užkirsti kelią priežiūrai?
[du] ^ „Forbes“: 2021 m. Venkite šios laiko valdymo klaidos - jūsų kalendorius jums padėkos

Kalorijos Skaičiuoklė