Kartais pastebėti bendravimo kliūtis darbe gali būti gana lengva. Kai nesusikalbėjimas paliekamas be dėmesio, galite pastebėti tai kaip konfliktą darbo vietoje ar sumažėjusį produktyvumą. Neteisingai bendraujama, kai yra mažai skaidrumo. Kartais tai gali būti netyčia.

Kompetencija nepaprastai gerai daro įprastus dalykus. - Johnas W. Gardneris

Daugelis žmonių mano, kad jie yra veiksmingi komunikatoriai, nes jie lankė mokyklą arba turi tam tikrą darbo patirtį, tačiau iš tikrųjų vis tiek stengiasi paveikti kitus savo žinia. Neefektyvaus bendravimo rezultatas yra praleista galimybė, prarastas laikas ir iššvaistyti ištekliai - visa tai todėl, kad jie neturėjo didelio poveikio pokalbių.^[1]

Galite pastebėti daugelį veiksnių, turinčių įtakos aiškiam, efektyviam ir skaidriam bendravimui darbe: asmeninės savybės, fizinis atstumas, pati žinia, kontekstas, vartojamas žargonas ir kultūra. Toliau pateikiami 7 būdai, kaip užtikrinti efektyvų bendravimą darbe, kad galėtumėte sukurti efektyvią, produktyvią ir įtraukią darbo aplinką.

1. Gerai pažinkite savo auditoriją

Norint efektyviai bendrauti darbe, būtina suprasti savo auditoriją. Tai taikoma žodiniam ir rašytiniam bendravimui, pristatymams, kasdieniams el. Laiškams, visos įmonės pranešimams ar projektų būsenos atnaujinimui.

Nesvarbu, ar jūsų pranešimas bus efektyviai perduodamas, ar gerai gautas, lemia supratimas, kas rūpi jūsų auditorijai.

• Į ką nukreipiate savo komunikaciją?
• Koks yra jūsų pranešimo tikslas?
• Ką jie turi žinoti?
• Ką jiems reikia daryti?
• Koks yra geriausias būdas pranešti žinią savo auditorijai?
• Kaip jūsų auditorija supras ar interpretuos pranešimą?
• Kaip jūsų auditorija jausis, mąstys ir reaguos, kai gaus jūsų pranešimą?

Norėdami atsakyti į šiuos klausimus, turėsite planuoti iš anksto, tyrinėti ir stebėti savo auditorijos elgesį. Pavyzdžiui, jūsų požiūris į bendravimą su savo komanda ar bendraamžiais greičiausiai skirsis nuo to, kaip jūs bendraujate su savo vadovu, nes šios grupės turi skirtingus interesus.

2. Siekite suprasti situaciją ir patikslinti

Skirkite laiko apgalvoti ir apgalvoti. Prieš bendraujant darbe, būtina padaryti pauzę, suprasti situaciją, išsiaiškinti ir užjausti. Štai keletas patarimų, kurie padės efektyviai bendrauti darbe:Reklama

Būk smalsu . Klauskite atvirų klausimų, pradedant nuo „ką“ ir „kaip“ informacijos rinkimo. Žmonės paprastai bus labiau apibūdinantys savo atsakymus. Tada galite užduoti atviro tyrimo klausimus, kad gautumėte daugiau konteksto. Kuo daugiau suprasite, tuo didesnė tikimybė, kad galėsite pritaikyti tinkamą auditorijai skambantį pranešimą.

Mokykis kaip vaikas. Paprastai vaikai neturi išankstinių žinių apie tai, ko ketina išmokti. Jų mokymosi požiūriu jaučiamas nuolankumas. Laikykitės to paties požiūrio, kai dedate save į savo auditorijos batus, kai bandote suprasti jų situaciją. Būkite atviri, pasirengę ir norintys pamatyti savo auditorijos perspektyvą.

Patikrinkite savo prielaidas. Jūsų patirtis gali apgaubti jūsų suvokimą ir sprendimus. Meskite iššūkį išankstinėms nuomonėms apie savo auditoriją. Nustatykite, su kuo turite kalbėti arba kokius tyrimus turite atlikti, kad patikrintumėte, ar jūsų prielaidos yra teisingos. Prieš pradėdami veikti, įsitikinkite, kad sukūrėte erdvę supratimui.

Būkite įtraukus. Žmonės nori priklausyti, jaustis įtraukti ir vertinami darbo vietoje. Būkite apgalvotas, kad įsitikintumėte, jog visų idėjos bus panaudotos. Pavyzdžiui, jei dalyvaujate susitikime ir prašote indėlio, įsitikinkite, kad visiems yra pakankamai laiko pasidalinti savo atsakymu. Jei trūksta laiko, susirinkime nurodykite, kad su jais susisieksite vėliau.

3. Klausykitės keliais lygiais

Daugelis žmonių neklauso ketindami suprasti; jie klausosi ketindami atsakyti - Stephenas R. Covey

Tikriausiai esate su jais susipažinę pagrindiniai aktyvaus klausymo patarimai . Tačiau kai jaučiamės pervargę laikydamiesi terminų, teikdami prioritetus ar kurdami, lengva būti autopilote ir praleisti svarbiausius pranešimus, kurie gali padėti efektyviai bendrauti darbe. Žemiau yra priminimai, kaip toliau praktikuoti:

Parafrazė. Patvirtinkite, kad suprantate pranešimą, pakartodami jį arba pertvarkydami jį savo žodžiais. Jei tarp šalių yra nesutapimų, tai laikas paaiškinti.

Zondas. Klauskite, jei manote, kad trūksta informacijos, kurios jums gali prireikti.Reklama

Patikslinkite. Jei ko nors nesuprantate iki galo, paklauskite.

Prisiminti. Pabandykite prisiminti jūsų auditorijai svarbius dalykus. Ši informacija gali būti naudojama ateityje ir parodys auditorijai, kad jums rūpėjo ir aktyviai klausėtės.

Būti efektyviu komunikatoriumi darbe reiškia, kad turite būti suderinti su savo aktyvaus klausymo įgūdžiais. Prisimink:

• Turi empatijos.
• Supraskite kitų, ne tik savo, suvokimą.
• Įvertinkite savo ir kitų emocijas ir reakcijas.
• Žinokite savo ir kitų vertybes ir įsitikinimus.
• Stebėkite neverbalinio bendravimo ženklus, pavyzdžiui, kūno kalbą.

4. Peržiūrėkite, kaip gaunate atsiliepimus

Tai, kaip gaunate atsiliepimus, daro įtaką jūsų reakcijai ir įtakoja, kaip efektyviai bendraujate su kitomis šalimis. Būti atviram atsiliepimams ir kritikai lengviau pasakyti nei padaryti.^[2]Mes esame žmonės. Kai esate išsiblaškęs dėl gyvenimo įvykių arba jei jaučiate spaudimą darbe, galite apginti menkiausius komentarus, kurie jums pasirodys.

Sheila Heen ir Douglas Stone pateikia būdus, kaip pagerinti jūsų sugebėjimą įsisavinti grįžtamąjį ryšį, paimti tai, kas naudinga, ir žinoti, kaip atsikratyti to, kas jums nenaudinga mokantis ir judant į priekį.^[3]

Kai kurios iš šių strategijų apima:

• Žinokite, supraskite ir valdykite savo veiksnius bei atsakymus į atsiliepimus.
• Atskirkite žinutę nuo „kas“, iš kurios ji atėjo.
• Klausyk patarimų, o ne teismo.
• Suskirstykite atsiliepimus į virškinamus gabalus.
• Kai aktyviai ieškote grįžtamojo ryšio, būkite konkretus ir paprašykite vieno dalyko.
• Nedideliais žingsniais išbandykite tai, kas jums buvo pasiūlyta.

Jūs turite galimybę mokytis iš atsiliepimų ir iš jų augti. Atsiliepimų suskaidymas į kąsnio dydžio gabalus gali padėti geriau apdoroti pranešimą ir būti mažiau reaktyvus atsakant.

5. Pateikite objektyvų ir stebimą atsiliepimą

Tai yra vienas iš sunkiausių dalykų, kuriuos reikia padaryti, nes galite nenorėti įžeisti kitų, galbūt norėsite išvengti konfliktų, nesate visiškai tikri, kaip tai padaryti, nesate emociškai pasirengę arba aptemdyti jūsų prielaidos.Reklama

Situacijos, elgesio, poveikio (SBI) modelis^[4]gali padėti pateikti aiškų ir konkretų atsiliepimą:

• Situacija. Pateikite kontekstą. Paklauskite savęs, kas atsitiko, kur ir kada.
• Elgesys. Apibūdinkite elgesį. Tai sunkiausia dalis, nes reikia patikrinti savo prielaidas. Pavyzdžiui, sakydamas, kad buvai nemandagus (subjektyvus), priešingai, nei pertraukei mane (pastebimas elgesys), keičiasi grįžtamojo ryšio tonas. Būdamas nemandagus gali interpretuoti kelis kartus, tuo tarpu tu gali pamatyti, kai kas nors tave nutraukė.
• Poveikis. Naudokite I teiginius, kad apibūdintumėte elgesio rezultatus.
• Judėti į priekį. Tęskite pokalbį siekdami supratimo, paprašydami juos apmąstyti. Kokia buvo jų perspektyva? Kas jiems vyko? Ką jie suprato? Kaip jie iš čia gali išaugti?

1 pavyzdys: ^[5]

Vakar vakarykštės komandos susitikimo metu, kai skaitėte pranešimą (Situacija), nežinojote dviejų skaidrių, o pardavimo skaičiavimai buvo neteisingi (elgesys). Jaučiausi nepatogiai, nes ten buvo visa lenta. Man neramu, kad tai turėjo įtakos mūsų komandos reputacijai („Impact“).

2 pavyzdys:^[6]

Pirmadienio popietę vykusiame klientų susitikime jūs įsitikinote, kad susitikimas prasidėjo laiku ir visi iš anksto turėjo dalijamąją medžiagą (situacija). Visi jūsų tyrimai buvo teisingi, o į kiekvieną kliento klausimą buvo atsakyta (elgesys). Didžiuojuosi, kad atlikote tokį puikų darbą ir gerai apšvietėte organizaciją. Esu įsitikinęs, kad gausime jūsų sąskaitą dėl jūsų sunkaus darbo (poveikis).

Žinojimas, kaip pateikti aiškų, konkretų ir pastebimą grįžtamąjį ryšį, yra būtinas įgūdis, norint būti efektyviu komunikatoriumi darbe.

6. Tolesni veiksmai, patvirtinimas ir atskaitomybės sukūrimas

Efektyvus bendravimas darbe nėra vienkartinis įvykis. Turėsite nuolat stebėti pažangą ir nuolat teikti palaikymą. Nepamirškite pripažinti savo bendraamžių, komandų ar lyderių pažangos!

Norėdami įvertinti vykstančio bendravimo darbe efektyvumą, naudokitės šiais klausimais:Reklama

• Kokias galimybes matote?
• Kaip galite prisitaikyti?
• Kokius sprendimus reikia priimti?
• Kokią paramą galite suteikti?
• Ką turite padaryti, kad gautumėte tikslų pranešimą?

7. Naudokitės komunikacijos 7C

Jei norite tiksliai sureguliuoti savo pranešimą, nepamirškite 7C komunikacijos darbe.^[7]

• Aišku. Koks tikslas? Ar pranešimą lengva suprasti?
• Glausta. Ką galite ištrinti? Ar tai esmė?
• Betonas. Kokie faktai?
• Teisingai. Ar pranešime nėra klaidų? Ar jis tinka jūsų auditorijai?
• Nuoseklus. Ar yra logiškas srautas? Ar pranešimas nuoseklus?
• Baigta. Ar teikiama svarbi informacija ir ar yra raginimas veikti?
• Mandagus. Koks jūsų pranešimo tonas?

Sužinokite daugiau apie 7C čia: Efektyvus bendravimas: kaip būti nesuprastam

Apibendrinant

Efektyvaus bendravimo darbe užtikrinimo būdai reikalauja praktikos ir laiko.

Nepamirškite šių 7 strategijų, kad pagerintumėte savo bendravimą darbe, kad jūsų pranešimai būtų aiškūs ir skaidrūs.

1. Gerai pažink savo auditoriją
2. Siekite suprasti situaciją ir patikslinti
3. Klausykite keliais lygiais
4. Peržiūrėkite, kaip gaunate atsiliepimus
5. Pateikite objektyvų ir stebimą atsiliepimą
6. Tolesni veiksmai, patvirtinimas ir atskaitomybės kūrimas
7. Naudokite 7 C komunikacijos

Toliau augink ir tobulink savo įgūdžius!

Koks yra vienas dalykas, kurį galite dirbti šį mėnesį, kad pagerintumėte savo bendravimą darbe?

Būkite konkretūs ir meskite sau iššūkį nustatydami a SMART tikslas bendravimui darbo vietoje - konkretus, išmatuojamas, pasiekiamas, aktualus, nustatyto laiko!

Daugiau apie bendravimą darbo vietoje

• Konfliktų valdymo stiliai efektyviam bendravimui darbe
• Kaip įsisavinti efektyvius bendravimo įgūdžius darbe ir namuose
• Kaip dirbti su skirtingais biuro bendravimo stiliais
• Kaip pagerinti bendravimo įgūdžius, kad sėkmė būtų sėkminga

Panašus nuotraukų kreditas: Brooke Cagle per unsplash.com Reklama

Nuoroda