Verslo laiškų rašymas yra tai, ką mes visi kartkartėmis turime padaryti, tačiau mokykloje paprastai nesimokome, kaip tai iš tikrųjų padaryti. Neteisingas laiško formato pasirinkimas gali atrodyti aplaidus ir neprofesionalus, tačiau, kai sužinosite pagrindus ir turėsite keletą pavyzdžių, tai labai palengvins verslo laiškų rašymą.

Koks didžiausias ne-ne rašant laišką?

Turbūt dažniausia problema, kurią žmonės patiria rašydami verslo laiškus, yra netinkamo laiško formato naudojimas.^[1]Šiame formate yra keletas variantų, tačiau dažniausiai tai daroma.

Laiško viršuje turėtų būti jūsų kontaktinė informacija: vardas, įmonė (jei taikoma), adresas ir telefono numeris. Kai kurie žmonės taip pat čia nurodo savo el. Pašto adresą.

Toliau ateina data ir asmens, kuriam rašote, kontaktinė informacija: vardas, įmonė ir adresas.

Tada bus sveikinimas - paprastai kažkas panašaus į Gerbiamojo pone / pone. Jonesas. Toliau rašomas laiško turinys, tada uždarymas (nuoširdžiai, geriausia, kas jums patinka) ir kelios tuščios eilutės, po kurių rašomas jūsų parašas. Kai atspausdinsite laišką, galite jį pasirašyti rašalu.

Kai sumažinsite formatą, turinys vis tiek gali būti šiek tiek keblus. Nesvarbu, ar rašote atsistatydinimo laišką, ar rekomendacinį laišką, galite laikytis kelių pagrindinių taisyklių. Čia apžvelgta 10 skirtingų verslo laiškų, kuriuos gali tekti parašyti,^[2]raidžių formatas kiekvienam ir pavyzdys, kurį galite naudoti kaip šabloną.

Skundo laiškas: išreikšti nusivylimą

Būdas oficialiai išreikšti savo nusivylimą patirtimi, pranešti apie blogą klientų aptarnavimą arba pranešti įmonei, kad jų produktai neatitiko lūkesčių.

Keletas patarimų: Reklama

• Nesijaudinkite ir nesipykite; tiesiog nurodykite faktus.
• Būkite nuoširdus, profesionalus ir trumpas. Praneškite jiems, kas nutiko ir ką norėtumėte, kad jie padarytų, kad tai būtų teisinga.
• Uždarykite jiems terminą atsakyti prieš įtraukdami trečiosios šalies tarpininką ar advokatą.

Skundo laiško pavyzdys | Federalinė prekybos komisija

Koregavimo laiškas: paaiškinkite ir atsiprašykite

Jei atsidursite skundo laiško verslo pusėje, turėsite atsakyti savo laišku. Geras koregavimo laiškas gali padėti išlaikyti lojalų klientą; blogas gali plisti žaibiškai internete.

Keletas patarimų:

• Daugeliu atvejų norėsite iš tikrųjų atsiprašyti, kad jūsų įmonė neatitiko lūkesčių.
• Praneškite jiems, ką darote, kad tai būtų teisinga, arba paaiškinkite, kodėl nedarote to, ko paprašė klientas, jei reikia.
• Būkite profesionalūs, lakoniški, draugiški ir atsiprašantys.

Koregavimo raidžių pavyzdžiai | „OfficeWriting.com“

Pardavimų laiškai: didinkite informuotumą ir reklamuokite produktus

Laiškai, skirti verslo reikalams, vis dar yra svarbūs norint padidinti potencialių klientų žinias apie jūsų įmonę ar produktus / paslaugas.

Keletas patarimų:

• Trumpai.
• Padarykite tai apie juos, bet ne apie jus ar jūsų įmonę.
• Raginimas veikti, nurodykite, ką ir kaip daryti.
• Jei norite, taip pat galite įtraukti savo tolesnius veiksmus arba tolesnius veiksmus.

Pardavimų laiškų šablonai | Letters.org

Reklama

Tyrimo raštas: ieškokite informacijos

Parašykite tokio tipo laišką, kai ieškote informacijos, tokios kaip pokalbio užklausa, katalogo užklausa ar viešo dokumento užklausa.

Keletas patarimų:

• Būkite konkretus ir trumpas; palengvinkite asmenį, kuris gali susekti viską, ko jums reikia.
• Pateikti tam tikrą kontekstą ir foną gali būti naudinga, bet ne visa istorija, kodėl jums reikia dokumento.
• Būkite mandagus ir parodykite savo dėkingumą.
• Jei klausiate apie galimybę dirbti, naudokitės motyvacinio laiško formatas .

Užklausos laiškų šablonai | Šablonų pavyzdžiai

Patvirtinimo laiškas: nurodykite gautą pranešimą

Patvirtinimo laiškai rodo, kad ką nors gavote (pvz., Darbo ar stipendijos paraišką ar pardavimo medžiagą), tačiau dar nebūtinai ėmėtės veiksmų.

Keletas patarimų:

• Būk trumpas.
• Jei yra informacijos, kurią turi žinoti kiekvienas asmuo, atsiuntęs informaciją, pavyzdžiui, kada bus priimtas sprendimas priimti į darbą, įtraukite ir tai.
• Jis gali būti naudojamas padėkoti kam nors už auką, todėl pridėkite prie laiško su visais priedais.

Padėkos raštai kiekvienai progai Šablonas.net

Tolesnis laiškas: judinkite ir priminkite

Tolesnis laiškas yra tam tikras postūmis žmonėms įsitikinti, kad jie gavo pradinį laišką, ir priminti, ką norite, kad jie darytų. Jie dažnai siunčiami po pardavimo laiško, įvado ar informacijos prašymo laiško.

Keletas patarimų: Reklama

• Būkite trumpas, kad primintumėte gavėjui, kas esate, ką ir kada paprašėte.
• Įtraukite terminą, jei pradinis užrašas nebuvo.
• Įtraukite raginimą veikti kaip priminimą.

Tolesni šablonai visų rūšių | Parašykite „Express“

Užsakymo laiškas: pateikite užsakymą

Oficialus būdas pateikti užsakymą.

Keletas patarimų:

• Būkite glaustas ir tikslus.
• Įsitikinkite, kad įtraukėte visą informaciją, kurios asmeniui prireiktų norint atlikti jūsų užsakymą.
• Įtraukite visą pristatymo informaciją ir mokėjimo metodą.
• Parodyk savo dėkingumą.
• Pateikite kontaktinę informaciją tolesnei veiklai.

Užsisakykite laiškų pavyzdžius | Kaip parašyti laišką

Motyvacinis laiškas: prisistatykite dėl darbo

Motyvacinis laiškas yra būdas prisistatyti, ypač pretenduojant į darbą.

Keletas patarimų:

• Iš anksto paminėkite darbą, į kurį pretenduojate. Jūs neturite būti įmantrus.
• Aprašykite tik keletą svarbių savo gyvenimo aprašymo punktų, ypač bet kokią su tuo susijusią patirtį.
• Nepamirškite paminėti ir savo minkštųjų įgūdžių (pvz., Bendravimo įgūdžių, vadovavimo įgūdžių).
• Įtraukite kontaktinę informaciją ir leiskite sau atsakyti į visus klausimus, kuriuos gali kilti įdarbinimo vadybininkui.

Motyvacinio laiško formatas | Pabaisa

Reklama

Rekomendacinis laiškas: padėkite ar nukreipkite ką nors į jų programas

Tokio tipo laiškus dažnai rašo mokytojas, norėdamas padėti studentui, pretenduojančiam gauti stipendiją ar stažuotę, arba priimti į mokyklą ar programą. Taip pat galite parašyti vieną, norėdami ką nors rekomenduoti darbui, stipendijai ar kitai progai.

Keletas patarimų:

• Būkite sąžiningas dėl žmogaus, apie kurį rašote.
• Neskubėkite ir nesutikite parašyti laiško žmogui, kurio nepalaikytumėte ar nelabai žinote.
• Norėdami pabrėžti asmens įgūdžius ir sugebėjimus, naudokite konkrečius pavyzdžius.
• Parašykite ką nors apie tai, kodėl suteiktumėte šią galimybę asmeniui, apie kurį rašote.
• Dėkojame skaitytojui už sugaištą laiką ir, jei kyla klausimų, įtraukite kontaktinę informaciją.

Rekomendacinio laiško pavyzdys | mūza

Atsistatydinimo laiškas: atsistatydinkite iš pareigų

Nepasiduokite jokiems raginimams, kuriuos gali tekti siųsti uždegančiu atsistatydinimo laišku; niekada nežinai, kada vėl gali susikirsti su šiais žmonėmis.

• Trumpai ir tiesiai: Šis laiškas yra pranešimas, kad aš atsisakau savo pozicijos kaip x veiksmingas x. Ačiū už galimybę sako pakankamai.
• Labai atidžiai apsvarstykite savo žodžius, jei esate aukšto lygio pareigose ir jūsų laiškas greičiausiai bus išleistas viešai.
• Jei norite, galite nurodyti priežastį, tačiau ji nėra būtina.
• Dėkokite savo viršininkui ir (arba) įmonei už ten turėtas galimybes.

Atsistatydinimo laiškai dėl daugelio tikslų / priežasčių pusiausvyra

Norėdami sužinoti daugybę kitų galimų raidžių, kurių jums gali prireikti jūsų verslo karjeroje, patikrinkite šį išsamų sąrašą iš Balanso.

Panašus nuotraukų kreditas: „Flaticon“ per flaticon.com

Nuoroda