Per savo keturiasdešimt darbo metų visada skundžiausi dėl ilgų, nuobodžių ir neproduktyvių susitikimų, todėl įstokite į klubą! Taip, senojo stiliaus susitikimai daro neigiamą poveikį moralei, produktyvumui ir motyvacijai.^[1]

Jis (Warrenas Buffettas) neleidžia savo kalendoriui pasipildyti bereikalingais susitikimais. - Billas Gatesas

Taigi, kodėl susitikimai negali būti trumpesni, produktyvesni ir tolygesni, drįsčiau sakyti, įdomūs?

Gera žinia ta, kad daugelis įmonių dabar pirmauja tvarkydamos savo susitikimus.

Pateikiame 12 produktyvaus susitikimo paslapčių. Jei esate vadovas ar komandos vadovas, galbūt norėsite tai įgyvendinti. Jei esate komandos narys, visada galite pateikti pasiūlymų, kad susitikimai tikrai taptų itin produktyvūs.

1. Laikas nėra tikras klausimas

Daugelis žmonių skundžiasi, kad neturi pakankamai laiko, o susitikimai gali apiplėšti šią brangią prekę. Kitas būdas pažvelgti į tai yra tiesiog sutelkti dėmesį į jūsų turimą energijos lygį.

Planuokite pertraukomis, kad produktyvumo lygis būtų maksimalus.Reklama

Valdykite savo energiją, o ne laiką. - Tony Schwartz

2. Padarykite susitikimus trumpesnius

Nustatyti 10 ar 15 minučių laiko limitą tikrai gali padėti. Kai kurie vadovai iš tikrųjų gauna laikmatį, kad jis išsijungtų, kai susitikimas bus baigtas. Neatsitiktinai TED pokalbių maksimali riba yra 18 minučių.

Priežastis ta, kad visi tyrimai rodo, kad mūsų dėmesys tęsiasi palaipsniui, jei susitikimai ar pokalbiai trunka ilgiau. Teksaso krikščionių universitete atlikti tyrimai rodo, kad studentai prisimena daugiau informacijos po trumpesnių klasių.^[du]

3. Susitikimus planuokite tik tada, kai to reikia

Daugelis įmonių turi nustatytą susitikimų laiką ir dieną. Tai reiškia, kad produktyvumas sulėtėja vien dėl nustatyto grafiko.

Kur kas geriau susitikti, kai reikia viską padaryti, priimti sprendimus ir užbaigti veiksmus.

4. Susipažinkite su atsistojimu ar kažkur kitur

Įlabai įdomūs tyrimairodo, kad atsisėdus padidėja teritoriniai klausimai.^[3]

Žmonės jaučiasi patogiai, taip pat nori patvirtinti savo poziciją ar autoritetą.Tai nėra taip lengva padaryti atsistojus. Reklama

Dalyviai jaučiasi mažiau laisvi ir nori viską padaryti greičiau. Yra ir kitų novatoriškų susitikimų organizavimo būdų.

Bet kur bebūtumėte, būkite novatoriški savo erdvėje. Išbandykite „stand-up“ susitikimą arba palikite stalus ir eikite į parką. Išeik iš savo kasdienės aplinkos. - Richardas Bransonas

5. Iš anksto suplanuokite darbotvarkę

Trumpam susitikimui vis dar reikalinga darbotvarkė, ir tai turėtų būti išplatinta prieš posėdį, jei įmanoma. Tai padeda žmonėms pasirengti ir susitelkti į klausimus, kuriuos reikia aptarti.

Štai štai Kaip sudaryti paprastą ir veiksmingą žudikų susitikimų darbotvarkę .

6. Sukurkite „Smartphone Free Zone“

Klauskite žmonių apie kolegas, kurie susitikimų metu naudojasi išmaniaisiais telefonais ar planšetiniais kompiuteriais. Dauguma tuo piktinasi, nes tai rodo pagarbos trūkumą, taip pat rodo, kad visiškas dalyvavimas yra nevienodas ar jo nėra.^[4]

Kur kas geriau susitikimo vietą paversti nemokama išmaniųjų telefonų zona ir skatinti žmones palikti telefonus lauke krepšelyje su pridedamu paštu. Baltieji rūmai tai jau daro.

7. Apribokite dalyvių skaičių

Tai yra viena iš rekomendacijų, paminėtų Kristen Gil įraše „Start-Up Speed“.^[5]Ji yra „Google“ verslo operacijų viceprezidentė.Reklama

Jei dalyvius apribosite tik tais, kurie tiesiogiai dalyvauja projekte ar procedūroje, kitiems lieka daugiau laiko tęsti savo darbą.

8. Vykdykite susitikimą kaip laikrodį

Vadovauti susirinkimui yra tikrai sumanus uždavinys. Idealiu atveju turite atlikti kai kuriuos arba visus šiuos veiksmus:

• Nurodykite susitikimo tikslą, pvz. - Mes šiandien susitinkame, kad užbaigtume auditorių vizitą.
• Neįtraukite intervencijų į temą. Juos galima įdėti į „automobilių stovėjimo aikštelę“, jei yra laiko pabaigoje.
• Paraginkite visus įsitaisyti.
• Atgrasykite pasirodymus.
• Laikykitės skirto laiko.

9. Paimkite veiksmų taškus

Asmuo, vedantis susitikimą, turi per trumpą laiką išlaikyti visą reikalą.

Praktiškai tai reiškia, kad galų gale žmonės turi veiksmų taškų sąrašą ir kad jie yra pažymėti DRI (tiesiogiai atsakingas asmuo).^[6]

10. Leiskite tranzito laiką

Įsitikinkite, kad iki susitikimo yra užprogramuotas pakankamai laiko, kad žmonės iš tikrųjų galėtų ten nuvykti laiku.

Dešimt minučių leidimas prieš ir po kitų užsiėmimų padeda žmonėms susitvarkyti ir suplanuoti jų nebuvimą, nors tai labai trumpa.

Sprendimai registruojami ir gali būti siunčiami el. Paštu kaip priminimai visiems dalyviams.Reklama

11. Apibūdinkite kito susitikimo rezultatus ir planą

Darant prielaidą, kad veiksmo taškai duos reikiamų rezultatų, visada patartina apibūdinti, ką turėtų apimti kitas susitikimas.

To nereikia akmeniu užmesti, tačiau tai turėtų atitikti verslo ir rinkodaros planus. Tai taip pat padeda išryškinti ilgalaikius tikslus.

12. Skatinkite susitikimų įgūdžių mokymą

Kai kurių susitikimo užduočių perdavimas tiek prieš susitikimą, tiek jo metu yra puikus būdas susitikimo įgūdžių lavinimui.

Nuspręskite, kas bus atsakingas už veiksmų taškų, laiko ir darbotvarkių pažymėjimą. Tai galima padaryti paeiliui, kad jūs vis tiek turėtumėte bendrą atsakomybę už susitikimo vedimą. Norėdami padėti efektyviau rašyti susitikimo protokolą, pažiūrėkite į šiuos patarimus: Kaip parašyti puikias susitikimo minutes, kad niekas neprarastų vertimo

Daugiau apie produktyvumą darbe

• Kaip būti produktyviam darbe: 9 pagrindinės taisyklės
• 6 paprasti įpročiai darbe, kurie iškart padidins jūsų produktyvumą
• „Pomodoro“ technika: ar jums tinka didinti produktyvumą?
• Kaip produktyvumo formulė gali motyvuoti darbuotojus dirbti efektyviai

Panašus nuotraukų kreditas: Atsiplėškite per unsplash.com

Nuoroda