( Redaktoriaus pastaba: Tai rodomas įrašas mūsų vykstančioje serijoje 30 dienų su… , kuriame aprašomas produktyvumo įrankio, paslaugos ar produkto, kurį naudojome per pastarąsias 30 dienų, naudojimas. Mes norime pateikti savo skaitytojams išsamų įrankių ir produktų, kurie juos domina, apžvalgą, pateikti jiems mūsų mintis ir pasiūlyti būdus, kaip šiuos produktus naudoti greičiau ir geriau. Mėgautis.)

Kai dirbau savarankiškai, man tikrai nereikėjo užduočių vadybininko, kuris sugebėtų bendrauti ir bendradarbiauti per visas mylias. Tačiau kadangi pradėjau dalyvauti kur kas daugiau komandos veikloje - tiek, kad esu linkęs praleisti daugiau laiko komandos aplinkoje, nei ne - supratau, kad mano naudojamas užduočių valdytojas („OmniFocus“) paliko daugelį reikalingų užduočių ant stalo. Be to, daug žmonių, su kuriais dirbu, nėra „Mac“ ar „iOS“ įrenginiuose, todėl „OmniFocus“ naudojimas tapo ginčytinas.

Išbandžiau kitus užduočių valdymo sprendimus, pvz., „Flow“, ir net šiek tiek įbridau į „Wunderkit“. Bet viskas, ko man reikėjo, nebuvo užfiksuotas geriau nei Asana , buvusio „Facebook“ įkūrėjų Dustino Moskovitzo ir buvusio „Facebook“ darbuotojo Justino Rosensteino idėja.

Per 30 dienų su Asana buvo daug ko ištirti. Ir nors nardžiau gana giliai, nenoriu jūsų užgožti visais smulkesniais taškais. Vietoj to, jūs gausite daugybę svarbiausių dalykų, kuriuos atradau naudodamas Asaną per pastarąsias 30 dienų, o kurdamas produktą palieku šiek tiek kvėpavimo vietos, kad galėtume daugiau tyrinėti.

Pradėkime…

Darbo vietos

„Asana“ leidžia jums sukurti „Workspaces“ - tai tikrai daugiau nei projektai. Tiesą sakant, galite įdėti projektus į „Workspaces“. Geriausias būdas apibūdinti darbo sritis yra tai, kad jie iš tikrųjų yra dėmesio sritys, kuriose reikia laikyti skirtukus, ir turėti kelis sluoksnius, kad galėtumėte valdyti užduotis ir projektus jose. Sukūriau kelias darbo sritis:

• Asmeninis: apima asmeninius projektus ir užduotis
• Profesionalas: apima individualius projektus ir užduotis, susijusias su darbu
• Šeima: apima šeimos projektus ir užduotis
• Keli komandiniai darbo plotai: kiekviename iš jų yra projektai ir užduotys, susijusios su komanda, su kuria dirbu toje darbo vietoje

Šiuo paskutiniu klausimu „Lifehack“ turi savo „Workspace“, mano tinklalaidės, kurias turiu kartu su kompiuteriais, turi savo „Workspaces“ ir pan. Iš esmės bet kuri profesinė dėmesio sritis, kuriai reikia dalytis (kaip visuma), gauna savo darbo sritį. Iš pradžių padariau klaidą, priskirdamas juos „Professional“, bet vėliau turėjau padaryti visus savo „Professional“ projektus ir užduotis man privačius. Taigi, jei „Asaną“ ketinate naudoti kaip komandinį ir individualų užduočių valdymo sprendimą, išlaikykite savo „Workspace“ atskirą ir pridėkite darbo sritis skirtingiems klientams / partnerystėms, su kuriomis turite bendradarbiauti, ir įtraukite tuos, kurie dalyvauja tose darbo vietose.Reklama

Aš taip pat turiu atskirą šeimą, kad galėčiau pasidalinti tuo su savo žmona ir jai nereikia matyti visų kitų mano dalykų, kurie jos tiesiogiai nedaro. Aišku, aš galiu pasidalinti su ja individualiomis užduotimis ir projektais pagal tą darbo sritį, tačiau turėdamas šeimą, ji ir aš iš esmės verčia ją dėmesio centre.

Per pirmąsias porą savaičių su „Asana“ man nepavyko judėti po „Workspaces“ šoninėje juostoje; jie liko tokia tvarka, kokia jie buvo sukurti. Vis dėlto prieš pat baigiant pirmą laiką su „Asana“ jie padarė „WorkSpace“ pertvarkymą (be kita ko). Štai kaip aktyviai vystosi Asana.

Kiekvienas asmuo, kurį įtraukiate į darbo sritį, gaus kvietimą el. Paštu ir galėsite sužinoti, ar jis sutiko, patikrinę savo srities nustatymų skirtuką Nariai. Nors kažkas gali būti daugiau nei vienos darbo srities narys, užduotys ir kiekvieno jų projektai yra nepriklausomi - taigi jie gali juos matyti tik toje darbo erdvėje, o ne visoje Asanoje. Manau, kad, nepaisant to, kad negavau daugybės el. Laiškų, reguliarus atnaujinimo el. Laiškas iš „Asana“ darbo vietose padeda tai padaryti, jei nesate įpratęs dirbti keliose dėmesio srityse. Galite įjungti arba išjungti el. Pašto pranešimus „Asana“ paskyros nustatymuose, skirtuke „El. Pašto pranešimai“.

Patarimas: Puikus dalykas, susijęs su „Asana“ el. Pašto pranešimais, yra tai, kad galite juos siųsti į bet kurį norimą el. Pašto adresą pasirinktose darbo vietose. Visi mano „Lifehack“ pranešimai gaunami iš „Lifehack“ el. Pašto paskyros ir eina į ją, todėl daug lengviau valdyti šią dėmesio sritį.

Projektai

Projektai iš esmės yra Asanos stuburas, priešingai nei užduotys kitose užrašų sistemose. Prjektus galite peržiūrėti keliais skirtingais būdais: pagal prioritetą, perėmėją ar susietas žymas. „Asana“ įmontuotas filtravimas leidžia daug pritaikyti, kad galėtumėte pažvelgti į tai, ko norite ir kaip norite.

Kai išsiaiškinsite, kaip veikia „Workspaces“, lengviau suprantate juose esančius projektus. Nurodytoje darbo srityje galite sukurti tiek viešus, tiek privačius projektus, iš kurių pirmieji yra matomi visiems tos darbo srities nariams. Taip pat galite sukurti projektą dubliuodami esamą - tai puikiai tinka kartojant projektus (pvz., Tvarkyti tinklalaidę ar, pavyzdžiui, savaitinio tinklaraščio paskelbimo tvarkaraštį). Tiesiog spustelėkite rodyklę, esančią norimo nukopijuoti projekto viršuje, ir pasirinkite Kopijuoti projektą. Tada gausite sąrašą, kuriuos elementus norite dubliuoti, taip pat galimybę pakeisti naujai sukurto projekto pavadinimą.Reklama

Patarimas: Kurkite projekto šablonus naudodami aukščiau pateiktą dubliavimo metodą; juos labai naudinga turėti ir jūs galite išsaugoti daugelį pradinio projekto atributų, kad galėtumėte efektyviau dirbti su tais projektais, kurie reguliariai vyksta cikle. O ir jūs negalite pridėti terminų prie projektų, todėl leiskite užduotims, esančioms projektuose, tai padaryti už jus. Tiesiog archyvuokite projektą, kai atliksite visas užduotis.

Užduotys

Užduotys yra bet kurios produktyvumo tipo sistemos pagrindas, o su „Asana“ tai nesiskiria. Iš esmės užduotys skirtos dokumentams ir prie jų galite pridėti daugybę įvairių dalykų, kad jie būtų daugiau informacijos pakraunami. Užrašai ir komentarai yra fantastiški „Asanos“ aspektai, nes komentarai leidžia komandos draugams bendrauti tarpusavyje atliekant užduotį ne el. Paštu, o užrašai leidžia užduotis pridėti hipersaitus ir daug daugiau, kad galėtumėte pateikti visus, kuriuos kada nors darys reikia užduoties Asanoje.

Užduotis galite peržiūrėti pagal projektą, žymą ar asmenį, naudodami kairiosios pusės srities skirtukus. Galite įsitikinti, kad matote tik jums priskirtas užduotis, atidarę užduotis, kurias taip pat rasite kairėje srityje. Savo užduočių sąraše spustelėkite tašką užduoties pavadinimo kairėje (arba naudokite užduoties informacijos piktogramas, esančias dešiniajame skydelyje), kad organizuotumėte savo užduotis pagal ketinimus - kaip, kai esate einu į juos dirbti. Baigę užduotį, projekto viršuje spustelėkite išskleidžiamąjį meniu Archyvas, kad paslėptumėte jį nuo rodinio.

Kai ką turite atsiminti kurdami užduotis, tai, kad visi jūsų „Tasks“ (arba privačiame projekte) pridėti dalykai pagal numatytuosius nustatymus yra privatūs. Bet kai tik pridėsite viešų žymų ar pridėsite užduotį prie viešojo projekto, užduotis paversite vieša ir matoma visiems „Workspace“ nariams. Pridedu x prie žymų, skirtų asmeniniam naudojimui (pvz., „Xwriting vs rašymas“), kad netyčia nepasidalyčiau kažkuo, kas skirta pasilikti. Įsitikinkite, kad įdėjote x žymos priekyje, kad per klaidą automatiškai nepildytumėte viešosios žymos.

Norėdami pridėti užduoties terminą, tiesiog spustelėkite užduoties informacijos lauką (arba naudokite klaviatūros klavišus „Tab + D“). Galite nustatyti užduotį reguliariai kartoti arba nustatyti gana kietą intervalą, vadinamą periodiškai. Tai leidžia jums paskirti tam tikrą dienų skaičių po to, kai jis bus pažymėtas kaip baigtas, kad dar kartą pakartotumėte. Jei jums reikia laikyti skirtukus kitiems, tiesiog patikrinkite užduoties būseną perėmėjo darbo eigoje, užduoties informacijoje žiūrėdami į piktogramą, esančią jų vardo dešinėje.

Patarimas: Kai sudarote užduočių sąrašą (man tai yra „Simplenote“ mano „iPhone“ - nors galite naudoti bet kurį teksto redaktorių, kuris sinchronizuojamas atgal į jūsų kompiuterį) ir vilkite jį į „Asana“, kiekvienam elementui sukuriama atskira užduotis. Ir jei tarp kiekvieno sąrašo turite tarpą - naudodami ženklelius, pvz., Su antrašte, nepažymėtas taškas tampa prioritetine antrašte. Nors tai neveikia „iPhone“ programoje, tai leidžia jums sudaryti paprastus sąrašus su teksto redaktoriumi ir tada, kai būsite pasirengę, perkelti juos į „Asana“.

Žymos

Į žymas žiūriu tarsi į kontekstus GTD prasme. Štai ką Asana sako apie žymas:Reklama

Žymos suteikia papildomą užduočių klasifikavimo lygį - jos nurodo svarbias charakteristikas, kurios užduotims yra bendros.

Vietas (ar veiklą, pvz., Rašymas) naudoju kaip žymas. Tačiau skirtingai nuo GTD programų, tokių kaip „OmniFocus“, konteksto, taip žiūrėdamas į užduotį galiu priskirti kelias žymas. Tai puiki savybė, ypač jei manote, kad galite pakeisti projekto žymą, jei kada nors manote, kad tai reikia padaryti. Aš to dar nepadariau, bet jei galų gale naudosiu „Twitter“ kaip žymą kelioms užduotims tiek, kad ji peržengė savo naudingumą, aš galiu pakeisti jį į projektą ir tada atakuoti iš to taško. Tai leidžia man pakartoti tai dar kartą, jei turėčiau praleisti daug laiko „Twitter“ (arba tai taps didesniu mano „Workspace“ aspektu, nei rodo žymė).

Patarimas: Tai gaunama tiesiai iš „Asana“: atlikdami užduotis, kurios yra būtinos norint užbaigti daugiau nei vieną projektą, galite tai nurodyti spustelėdami pliuso mygtuką, esantį Projektų dešinėje užduoties informacijoje, arba įvesdami „Tab + P“ ir įvesdami pavadinimą projekto.

Gautieji

Štai kaip „Asana“ apibrėžia savo gautuosius, kurie yra šiek tiek kitokie, nei dauguma žmonių tradiciškai manytų:

(„Asanos“) gautieji rodo visas užduotis, kurias jums paskyrė kažkas kitas arba iš kito konteksto. Užduotis galite priimti skiltyje Naujos užduotys spustelėdami gautųjų piktogramą ir pasirinkdami parinktį.

Geriausias dalykas, kurį galite padaryti, yra laikytis paprastos GTD praktikos: „Do“, „Delegate“, „atidėti“ arba „Delete“. Aš kiekvieną rytą einu per kiekvieną „Workspace Inbox“ ir pridedu užduotis prie įvairių projektų (jei to dar nepadarė perėmėjas). Tada prie jų atitinkamai pridedu terminus, etiketes ir pan. Tai mane išves iš „Inbox“ ir dar vienu žingsniu į savo „Workspaces“ - būtent ten ir turiu būti.

Puikus „Asana“ dalykas yra tas, kad „Inbox“ yra skirta tik užduotims atlikti, o tai nėra perspektyvi vieta jiems laikyti. Tiesą sakant, jų laikymas Asanoje yra daug skaidresnis nei tuo atveju, jei tai darytumėte įprastoje el. Pašto dėžutėje. Kadangi komandos nariai atnaujina užrašus ir komentarus, kai užduotis paliekama „Inbox“, puikiai tinka tiems, kurie tiesiog negali apgaubti daiktų iš el. Pašto ir užduočių tvarkytuvu. Asana pašalina blogus gautuosius pristatydama geresnius. Štai kodėl tai taip gerai tinka ne GTDeriams - ir kodėl kai kuriems yra priešinga intuityviai pereiti prie jo po to, kai, pavyzdžiui, „OmniFocus“, kuris el. Pašto dėžutes traktuoja visiškai kitaip.

Iš pažiūros sklandus ryšys

Kol žmonės perka „Asaną“, jūsų darbo eiga labai pagerės. Turėjau vieną komandos draugą, kuris įšoko ir žaidžia kartu su manimi - ir dėl to mes lenkiame žaidimą. Aš turėjau kitų, kurie tiesiog negali į tai įsiminti, pamiršta vykdyti užduotį ar atsiųsti man el. Laišką, o ne atnaujinti per „Asaną“, kuri sukuria perteklių. Bet kadangi aš tai naudoju religiškai, aš galiu išlaikyti save kelyje ir pamažu konvertuoju anksčiau nekonvertuojamą.Reklama

Tarp tų, kurie nekonvertuojami, yra tie, kurie naudojasi kitais komandos užduočių valdymo sprendimais, tie, kurie naudojasi atskirais užduočių valdytojais ... ir tie, kurie visai nenaudoja. Taip yra todėl, kad visi pakeitimai, kuriuos atlieku skirtukuose „Projektai“, „Žymos“ ir „Žmonės“, bus nukreipti į visus kitus darbo srities darbuotojus. Tokį ryšį sunku palaikyti nuosekliai el. Paštu.

Tai tik vienas iš dalykų, dėl kurio „Asana“ kliūtis patekti į rinką yra itin žema (bent jau pagal produktyvumo sprendimų standartus), ir tai gali tik teigti įmonei.

Asanos norų sąrašas

Jei jau naudojate „Asana“, žinote, kad jis yra aktyvus (ir nuolat aktyvus tuo) plėtra. Vis dėlto yra keletas dalykų, dėl kurių man buvo įdomu, kai kalbama apie funkcijas, kurios gali ar negali ateiti į „Asana“. Taigi paprašiau Kenny Van Zant iš Asanos kreiptis į juos:

Aš: Ar galite konvertuoti užduotis į projektus?
Kenny: Mes iš tikrųjų ilgą laiką kartojome tarpinių užduočių / hierarchijos dizainą. Yra daug įdomių niuansų, ir mes nemanome, kad kuri nors iš esamų paslaugų tai visiškai teisingai supranta. Šiuo metu mes patyrėme daugybę dizainų ir prototipų, ieškodami tobulos jėgų pusiausvyros ir patogumo naudoti / sunkumų pakabinti save, ir mes labai džiaugiamės sprendimu, kurį mes siūlome “. vėl suartėja.

Aš: Duomenų eksportavimas prieigai neprisijungus - mintys apie tai?
Kenny: Mes planuojame palaikyti tokio tipo eksportą, be esamų spausdinimo ir daugialypio pasirinkimo ir kopijavimo galimybių. Bet dar įdomiau, mes planuojame palaikyti prieigą neprisijungus ir galiausiai net redaguoti tiesiai naršyklėje per HTML5 palaikymą neprisijungus. Mūsų technologijos kamino dėka mes tikrai gerai galime tai padaryti, nes beveik visa „Asana“ funkcija veikia naršyklėje. (Net ir šiandien, jei naudodamiesi „Asana“ atsijungsite nuo interneto, galėsite toliau keisti, palikti komentarus ir pan., O pakeitimai bus išsaugoti, kai prisijungsite iš naujo.)

Aš: Ar, atsižvelgiant į neseniai paskelbtą pranešimų apie „Start Dates“ ir „Due Dates“ svarbą (daugiausia naudojant „OmniFocus“), ar „Asana“ turi planų, kaip ją įgyvendinti?
Kenny: Mūsų planas, susijęs su kalendoriumi / laiko juosta, yra viena įdomiausių mūsų produkto vizijos dalių. Kol kas nenoriu atskleisti per daug, tačiau suteiksime asmenims ir komandoms bendrą supratimą apie laiką ir pasitikėjimą jų gebėjimu prognozuoti savo ateities lygį tokiu lygiu, kuris anksčiau buvo neįmanomas be sudėtingo ir išsamaus projekto. valdymo procesas - gerokai viršija tik terminus ir pradžios datas.

Aš: Dienos laikas ... kodėl jo nėra?
Kenny: Iš tikrųjų nematome per daug užklausų dėl numatyto laiko, tačiau sutinkame, kad trūksta funkcijos, ir ją išspręs minėtas kalendorių / laiko juostos darbas.

Aš: Kas yra „Asana“ kelyje kalbant apie „iPad“, „iPhone“, „Android“ ...
Kenny: Dabartinė mobilioji programa pirmiausia yra „Asana“ kompanionas jūsų darbalaukyje, todėl galite pasiekti savo užduotis bet kur. Bet tai buvo tik 1 versija: mes sukursime „iOS“ ir „Android“ patirtį, kuri yra tokia jautri ir funkcionali, kaip šiandien yra darbalaukio programa. Esame labai pasiryžę suteikti puikią patirtį mobiliuosiuose ir planšetiniuose kompiuteriuose.Reklama

Apibendrinant

Aš tikrai kasu Asaną. Jis turi visur, darną ir prisitaikymą, kurio ieškojau užduočių valdymo sprendime. Jis keičiamas aukštyn arba žemyn, leidžiantis valdyti komandą ir individualias užduotis - ir žaibiškai sinchronizuojant, ir jungiantis (jis paima puslapį iš „Google Wave“ ir leidžia pamatyti, kai kas nors kitas rašo). Tai leidžia tiems, kurie nori valdyti užduotis el. Paštu, tai padaryti netrukdydami pažangai tiems, kurie to nedaro dėl įdiegtos integracijos.

Nors mano 30 dienų su Asana dienos yra baigtos, mano dienos su Asana dar tik prasideda. Aš primygtinai rekomenduoju jums duoti Asana žvilgsnis. Tai tikras žaidimų keitėjas.