Duoti aiškias suprantamas instrukcijas yra vienas iš tų dalykų, kuriuos skamba lengvai, tačiau realiame gyvenime iš tikrųjų gali būti sudėtingiau, ypač biuro aplinkoje ar versle. Mišrios žinutės, prielaidos ir kelios parinktys reiškia, kad gautas pranešimas gali skirtis nuo to, ką iš tikrųjų turėjome omenyje.

Šių metų pradžioje nusprendžiau kreiptis į VA (virtualų asistentą) iš elance.com. Niekada anksčiau nenaudojau virtualaus asistento ir tai greitai išmokė, kaip svarbu duoti aiškią, apibrėžtą kryptį, jei tikitės, kad jūsų nurodymai bus suprantami ir vykdomi taip, kaip norite! Tai ypač svarbu, kai nesate akis į akį teikdami instrukcijas, nes kai nurodymai pateikiami el. Paštu arba rašomi, sunku įvertinti toną ir jūs negalite fiziškai nurodyti dalykų!

Be to, mano VA buvo įsikūrusi Malaizijoje, kur anglų kalba nebuvo jo pirmoji kalba, todėl buvo dar svarbiau pateikti aiškias instrukcijas!

Iš savo patirties noriu pasidalinti su jumis savo 7 populiariausiais patarimais, kaip duoti aiškias instrukcijas ir atlikti norimą darbą!Reklama

1. Nemanykite, kad jie žino, ką turite omenyje

Žinote, ką jie sako, ta prielaida yra visų klaidų motina! Nebūk kvailys, kuris daro prielaidą, kad žmonės žino, ką nori pasakyti. Kai dauguma jūsų biuro ar verslo žmonių bus intuityvūs ir įjungti, jie nėra minčių skaitytojai. Teikiant aiškias instrukcijas būtina neprisiimti prielaidos, kad gavėjas žino, ką turite omenyje, ir tai gali būti viskas, pradedant pramonės akronimais ir baigiant tuo, su kuo susisiekti skirtinguose departamentuose ar organizacijose. Jums reikės tik kelių sekundžių, kad paaiškintumėte išsamią informaciją.

Pavyzdžiui, aš nurodžiau savo VA naudoti „tweetdeck“ (programą, kuri planuoja iš anksto parašytus „tweet“), tačiau vien tai, kad girdėjau apie „tweetdeck“, dar nereiškia, kad jie turi, ir aš klydau manydamas, kad jie turėjo.

2. Būk aiškus ir konkretus

Visiems patinka vaflis (prašau, kad lašėtų į klevų sirupą), tačiau niekas nemėgsta vaflio pokalbyje ir ypač ne el. Laiške ar kai tai yra instrukcijų rinkinys. Nors nenorite įsitraukti į instrukcijų rinkinį (tai būtų jūsų laiko švaistymas ir, tiesą sakant, jie po kurio laiko išsijungtų), jūs norite įsitikinti, kad jūsų nurodymai yra aiškūs, konkretūs ir aiškūs. glausta. Asmeniškai aš nenorėčiau to sviestu patepti, o norėčiau būti tiesus taškas, ką reikia veikti ar pateikti, o ne padaryti instrukcijas pernelyg gėlomis, o tai tik suklaidins.

Pvz., Nurodykite ne tik išsiųsti trumpus pranešimus kelioms pagrindinėms suinteresuotosioms šalims, bet ir nurodyti, kiek suinteresuotųjų šalių ir kam bei kokie instruktavimai! Dažnai manau, kad tai padeda suprasti taškus, nes sumažina pagundą vafliniams, o jūsų nurodymai ir veiksmai padeda būti tikslingesni.Reklama

3. Duokite laiko rėmus

Negalima supainioti reikalo, nes nebūna konkretus dėl savo laiko ribų ir terminų. Tai, ką jūs manote kuo greičiau, gali būti labai skiriasi nuo jūsų kolegų. Jei manote, kad netrukus ateis kelios valandos, tačiau jūsų nurodytas personalas manė, kad tai bus po kelių dienų, tada šis bendravimas turės rimtų pasekmių bet kuriame versle ar projekte!

4. Pateikite pavyzdžių

Kai tik įmanoma, būtinai pateikite pavyzdžių. Tai bus ypač naudinga, jei jie vaidina naujoką arba anksčiau neatliko užduoties. Tai padės paaiškinti instrukcijas ir susidaryti aiškesnį vaizdą apie tai, ką tu nori ir nori.

Pvz., Jei prašote jų sukurti savo naujojo produkto klientų pasitenkinimo tyrimą, galbūt norėsite jiems nusiųsti kitų apklausų pavyzdžius, anksčiau naudotus tam, kad jiems būtų suteikta šiek tiek idėjos.

5. Pateikite alternatyvų

Pateikdami instrukcijas, verta apsvarstyti galimybę pateikti keletą alternatyvų, jei jūsų pageidaujama instrukcija nėra perspektyvi ar prieinama.Reklama

Pavyzdžiui, galbūt norėčiau, kad šio mėnesio 20 d. Surengtumėte susitikimą 2 valandoms su finansų direktoriumi. Jei 20 d. Jų nebus, tada 26-osios popietė bus puiki, arba vietoj to galime susitikti su komerciniu analitiku.

Suteikdami alternatyvų, jūs suteikiate savo darbuotojams galimybę atlikti darbą su minimaliu šurmuliu ir nuolat tikrindamiesi. Įpareigojimas kitam ką nors padaryti yra tas, kad nereikia to daryti, o tai sutaupys jūsų laiko. Nustačius alternatyvas, jie neprivalo nuolat pas jus grįžti, galų gale, jūsų nebus sutaupyta laiko, jei turėsite nuolat atsakyti į klausimus.

6. Nustatykite ribas

Asmeniškai aš nesu vienas iš mikro valdytojų ir dėl to nesu tas, kad žmonės nuolat tikrintųsi su manimi, ar jie turėtų ką nors daryti, ar ne. Nustačius užduotį, instrukcijos turėtų būti pakankamai aiškios, kad tolesnio patvirtinimo ir paaiškinimų nereikia (tačiau sakant tai, aišku, geriausia ieškoti paaiškinimo, jei nesate tikri!) Jei tai su jumis tiesa, turite įsitikinti, kad jūsų nurodymai yra aiškūs, kad būtų tikri, ką daro, ir nejaučia poreikio nuolat grįžti su klausimais. Kaip ir 5 patarime, ribų nustatymas yra labai svarbus, ypač jei tuo metu negalite galvoti apie alternatyvas, tada ribos gali veikti.

Pavyzdžiui, galite nurodyti kreiptis į tiekėją ir užsisakyti 100 vienetų. Jei įprasto tiekėjo nėra sandėlyje, gerai naudoti naują tiekėją, jei jis yra ne daugiau kaip 10% brangesnis ir gali pristatyti per 3 darbo dienas. Čia nebuvote konkretus su savo alternatyvomis, tačiau pakankamai aiškiai nurodėte ribas, kad jie galėtų paskambinti.Reklama

7. Gaukite paaiškinimą

Prieš leidžiant darbuotojus palaužti vadovaujantis jūsų nurodymais, nepakenktų kreiptis į juos išaiškinimo, kad jie suprastų, kokia užduotis yra ir ko tikimasi. Pabaigoje galėtumėte paprasčiausiai paklausti, jei yra kokių nors klausimų, tačiau vienas klausimas yra tas, kad pernelyg lengva tiesiog pasakyti „ne“. Arba jie gali pagalvoti, kad supranta, arba netgi gali būti pernelyg drovūs, kad klaustų! Galbūt paprašykite jų pakartoti tai, ko reikia arba kokie yra prioritetai / tikslai, kad galėtumėte įsitikinti, jog tai, ką pasakėte, yra tai, kas girdėta!

Panašus nuotraukų kreditas: picjumbo per picjumbo.com