Norint viską atlikti tinkamai ir laiku, reikia būti produktyviam. Taigi, kaip žinoti, kurios užduotys yra būtinos, o kurios gali laukti? Atsakymas pateikiamas prioritetų matricoje, dar vadinamoje „Eisenhower Matrix“.

Matrica pavadinta Dwighto Davido Eisenhowerio vardu.

Eisenhoweris buvo JAV armijos generolas ir 34-asis JAV prezidentas nuo 1953 iki 1961 m. Būdamas penkių žvaigždučių generolu ir vyriausiuoju JAV armijos vadu, jis parengė sąjungininkų invazijos į Europą strategiją.^[1]

Eisenhoweris kiekvieną kartą turėjo priimti griežtus sprendimus dėl to, kurioms užduotims skirti prioritetą iš daugelio, kuriems jam reikia skirti kasdien. Taigi jis sugalvojo garsiąją „Eisenhower Matrix“ arba „Prioritization Matrix“.

Turinys

1. Kas yra prioritetų matrica?
2. Kaip naudoti prioritetų matricą
3. Išvada
4. Daugiau patarimų, kaip nustatyti prioritetus

Kas yra prioritetų matrica?

Prioritetų matrica yra įrankis, skirtas įvertinti jūsų užduotis pagal skubumą. Tai padeda jums žinoti kritinę veiklą ir tas užduotis, kurias turėtumėte apeiti, ir gali būti naudinga vykdant projektų valdymą, mažą verslą ar asmenines užduotis.

Eisenhoweris garsiai pasakė apie matricą:

Dauguma skubių užduočių nėra svarbios, o dauguma svarbių užduočių nėra skubios.

Ši citata tapo Eisenhowerio maksimumu tvarkant savo laiką.

Prioritizavimo matricoje yra keturi kvadrantai, kurie padeda palyginti pasirinkimus, ką daryti pirmiausia ir paskutinį kartą, leidžiant jums suskirstyti projektus į prioritetus ir sukurti strateginį planą.^[du].

Reklama

Kvadrantai yra:

• Daryk
• Tvarkaraštis
• Delegatas
• Pašalinti

Daryk

„Do“ yra pirmasis prioritetų matricos kvadratas ir apima svarbią veiklą. Tai yra tos užduotys, kurias turite atlikti skubiai - krizės, terminai ir klausimai, į kuriuos reikia skubiai atkreipti jūsų dėmesį ir kurie yra labai svarbūs jūsų gyvenimo misijai.

Hw ar žinote, kuri užduotis patenka į šį kvadrantą?

Pradėkite analizuodami savo prioritetus ir nustatykite, ar tai atitinka kriterijus „daryk tai dabar“. Jei užduotis pasiekiama per dieną arba per 24–48 valandas, tai skubu.

Kitas požiūris, kurį galite pasirinkti nustatydami prioritetus šios kategorijos užduotims, yra Marko Twaino principas „valgyti varlę“. Šis principas rekomenduoja skubiausią veiklą atlikti vos pabudus.

Štai praktinis pavyzdys.

Tarkime, kad jums reikia parengti turinio strategiją ir pateikti ataskaitą savo valdytojui. Tai šeštadienis, o pateikimo terminas yra pirmadienis. Ar galime sakyti, kad veikla yra skubi? Tikrai!

Tvarkaraštis

Antrasis prioritetų matricos kvadratas yra Tvarkaraštis. Pagal prioritetų nustatymo matricą šios kategorijos užduotys klasifikuojamos kaip svarbios, bet ne tokios skubios.

Tai yra ilgalaikiai tikslai ir užduotys, kurių terminas nedelsiant nenustatytas. Tos užduotys galėtų apimti meditaciją, dienoraščių sudarymą, mokymąsi, šeimos laiką ir mankštą.

Šiame kvadrate galite planuoti veiklą kitam laikotarpiui. Pavyzdžiui, turėtumėte pasportuoti dėl geros sveikatos, tačiau galite skirti tam laiko.Reklama

Suplanuokite šias veiklas taip, kad jos nebūtų perkeltos į „Do“ arba „Urgent“ kvadrantą. Įsitikinkite, kad turite pakankamai laiko jiems atlikti.

Delegatas

Trečias prioritetų matricos kvadratas yra „Delegatas“.

Šios užduotys jums nėra svarbios, bet kitiems yra gana skubios. Čia atsiranda komandinis darbas.

Galite techniškai atlikti šios kategorijos užduotis, tačiau tai yra prasminga juos deleguoti . Užduočių perdavimas užtikrins, kad turėsite daugiau laiko vykdyti veiklą pirmuose dviejuose kvadrantuose.

Taip pat turėtumėte stebėti užduotis, kurias delegavote. Tai bus tik laiko švaistymas, jei neturite deleguotų užduočių stebėjimo sistemos.

Pašalinti

Paskutinis kvadratas pabrėžia jūsų našumo žudikus. Tai užduotys, kurios nėra svarbios jūsų tikslams ir nėra skubios. Vienintelis būdas padidinti savo produktyvumą yra juos pašalinti.

Keletas pavyzdžių nuolat tikrina telefoną, žiūri filmus ar žaidžia vaizdo žaidimus.

Tai taip pat gali būti blogi įpročiai, kuriuos turite nustatyti ir išbraukti iš savo dienos ir savaitės tvarkaraščio.

Sėkmingi žmonės išmoko suskirstyti prioritetus ir laikytis to, kas svarbu. Jie išmoko rasti geresnį žmogų užduočiai atlikti arba pašalinti mažiau reikšmingas užduotis.

Apsvarstykime dvi įkvepiančias asmenybes, kurios sukūrė savo prioritetų nustatymo sistemą.Reklama

Warrenas Buffetas sukūrė dviejų sąrašų prioritetų nustatymo modelį, kad nustatytų, kuri užduotis nusipelno didžiausio dėmesio. Esmė yra apeiti dalykus, kurie yra svarbūs ir naudingi, bet nėra svarbiausi prioritetai.

Verslo patarėjas, rinkodaros specialistas, savadarbis milijonierius ir autorius Markas Fordas sukūrė savo strategiją:

Pradėkite darbą pagal svarbiausią prioritetą, padarykite pertrauką, atlikite antrą pagal svarbą užduotį, padarykite pertrauką, tada iki popietės sutvarkykite mažiau svarbias veiklas ir visas užduotis, kurias jis gavo iš kitų asmenų.^[3]

Kaip naudoti prioritetų matricą

Naudojant prioritetų matricą gali būti keblu, jei esate naujokas, tačiau atlikę kelis paprastus veiksmus galite išmokti ją naudoti kuo geriau.

1. Išvardinkite ir suskirstykite prioritetus

Pažymėkite visas užduotis, kurias turite atlikti per dieną. Tada klasifikuokite juospagal svertinius kriterijuspagrįstas skubumu ir svarba.

Nustatykite bet kokią veiklą, kuriai reikia skubių veiksmų. Turiu omenyje užduotį, kurios nepadarius tos dienos, tai gali sukelti rimtų pasekmių. Pvz., Jei nepateiksite savo turinio strategijos, kiti turinio rašytojai negalės dirbti. Tai reiškia, kad turite patikrinti, ar nėra prioritetinių priklausomybių.

2. Apibrėžkite vertę

Kitas žingsnis - ištirti svarbą ir įvertinti, kuris iš jų labiausiai veikia jūsų verslą ar organizaciją. Pagal nykščio taisyklę galite patikrinti, kurioms užduotims teikiama pirmenybė prieš kitas. Pavyzdžiui, prieš pradėdami rūpintis bet kokiais vidaus darbais, turite atsižvelgti į kliento reikalavimus.

Taip pat galite įvertinti vertę išnagrinėję, kaip užduotis veikia organizacijos žmones ir klientus. Trumpai tariant, kuo didesnis užduoties poveikis žmonėms ar organizacijai, tuo didesnis prioritetas.

3. Atlikite sudėtingiausią užduotį

Atidėliojimas nėra tingumo simptomas, tačiau vengimas yra. Tiesa ta, kad paprastai išvengsite užduočių, kurių nenorite atlikti. Buvęs „Goldman Sachs“ generalinis direktorius Lloydas Blankfeinas kartą pasakė, kad nuvykęs į biurą pirmiausia atliks baisiausią užduotį.

Brianas Tracyas šias užduotis pavadino varlėmis, kurias reikia valgyti. Tai pašalins erzinančią baimę, kuri sukelia spaudimą, kai atidedate būtinas užduotis^[4]. Čia gali padėti prioritetų nustatymo matrica; nedelsdami suvalgykite „Do“ varles.Reklama

Jei jums reikia pagalbos įveikiant atidėliojimą, patikrinkite Šis straipsnis .

4. Žinok, kas tau svarbu

Kol esate šiame kosmose, visada susidursite su skirtingais pasirinkimais, kurie gali prieštarauti jūsų tikslams. Pavyzdžiui, fantastiška reklama, reikalaujanti pernelyg daug kelionių, jus izoliuos nuo svarbių santykių. Jei nesusimąstote apie prioritetus, galite tai priimti, nors jūsų šeima yra jūsų prioritetas.

Todėl tikslinga nustatyti tai, kas jums svarbu, ir pasiruošti nepakenkti tiems svarbiems dalykams, kad būtų malonumas ar nauda.

Jogas Berra parašė taip:

Jei nežinote savo kelionės tikslo, galite atsidurti kitur.

5. Nustatykite reguliarų nedarbo laiką

„YouTube“ vadovė Susan Wojcicki nustatė taisyklę netikrinti savo el. Pašto nuo 18 iki 21 val. Pagal CNN verslo ataskaitą, ji buvo pirmoji moteris, paprašiusi motinystės atostogų, kai „Google“ ką tik pradėjo. Nepaisant to, kad ji yra „YouTube“ vadovė, ji teikia pirmenybę vakarienės laikui su šeima^[5].

Ar įmanoma sutrumpinti laiką mūsų santykiams ir interesams už darbo ribų?

Žinoma, ir todėl reikia nustatyti savo nedarbo laiką. Šis požiūris leis jums atnaujinti energijos lygį kitai užduočiai atlikti. Be to, būsite geriausioje situacijoje, nes nesate įprastoje darbo zonoje.

6. Žinokite, kada reikia sustoti

Kartais galite pasiekti viską, kas yra jūsų sąraše. Kai nustatysite prioritetą savo darbo krūviui ir įvertinsite savo įvertinimus, pašalinkite likusias užduotis iš prioritetų sąrašo ir sutelkite dėmesį į skubiausias ir svarbiausias užduotis.

Išvada

Neužtenka sėkmės darbe. Įsitikinkite, kad skiriate laiko savo šeimai ir svarbiems santykiams savo gyvenime.Reklama

Pradėti ir rasti laiko gali būti keblu, tačiau, atlikdami tam tikrą praktiką naudodamiesi prioritetų matrica, pastebėsite, kad esate produktyvesnis ir geriau galite paskirstyti laiką tarp jums svarbių dalykų.

Daugiau patarimų, kaip nustatyti prioritetus

• Kaip nustatyti prioritetą teisingai per 10 minučių ir dirbti 10 kartų greičiau
• Grįžti į pagrindus: prioritetų nustatymas
• Kaip pirmenybę teikti darbui, kai viskas atrodo svarbu

Panašus nuotraukų kreditas: William Iven per unsplash.com

Nuoroda