Per įtemptą savaitę paskutinis dalykas, kurio nori lyderis ar vadovas, yra sugaištama viena ar dvi valandos, praleistos neproduktyviame susitikime.

Jei jūsų paklausčiau, koks būtų efektyviausias būdas būti neefektyviam, esu tikra, kad daugelis jūsų pasakys blogus susitikimus.

Šiandien susitikimai sunaudoja daugiau darbo valandų nei bet kada anksčiau. Šiandien lyderiai maždaug pusę savaitės praleidžia susitikimuose.^[1]Remiantis TED atliktais tyrimais trečdalis to laiko sugaišta beprasmiams, blogai valdomiems susitikimams .

„Clarizen“ atlikta apklausa pranešė, kad darbuotojai mano, kad susitikimai su statusu yra laiko švaistymas ir kad beveik 50% respondentų mieliau eina į DMV arba žiūri, kaip dažai sausi.^[du]

Harvardo verslo apžvalgai skirtame straipsnyje^[3]trys konsultantai iš Baino praneša apie pratybos, kurios metu jie analizavo neįvardytos didelės įmonės darbuotojų perspektyvinius tvarkaraščius, rezultatus ir padarė išvadą, kad vienas savaitinis vadovų susirinkimas užtrukdavo 300 000 valandų per metus.

Ir iš viso, rašo autoriai, neįskaičiuojamas darbo laikas, praleistas ruošiantis susitikimams.

Kiek susitikimų dalyvavote, kai nebuvo aiškios darbotvarkės ar tikslo?

Kiek iš jūsų sėdėjote susitikimuose, kurie šokinėjo nuo temos prie temos ir neturėjo aiškaus veiksmų plano susitikimo pabaigoje?

Jei iš susitikimų išėjote labiau sutrikęs nei atvykęs, prašau pakelkite ranką.

Susitikimai neturi būti tai, ko mes bijome ir išgyvename. Jie neturi būti kažkas, iš kurio mes dreifuojame ir iš jo.

Turime rasti būdų, kaip susitikimai būtų kur kas tyčesni, energingesni ir produktyvesni, kurie duotų realių, apčiuopiamų rezultatų.

Taigi, kaip produktyviau vesti komandos susitikimus?

Štai 10 būdų, kuriais vadovai ir vadovai gali pradėti vadovauti produktyviems, efektyviems ir naudingiems visiems dalyvaujantiems komandos susitikimams:Reklama

1. Kiekvieną susitikimą įrėminkite pozityviai

Kad visi salėje esantys žmonės nusiteiktų pozityviai ir būtų energingi susitikimui, puikus atspirties taškas yra priversti visus kambaryje esančius asmenis pasidalinti tuo, kuo jie pažengė ar jaudinasi.

Tai iškart nustato viso susitikimo toną ir kryptį.

Užuot neigiamai mąstę apie tai, kad turi dalyvauti posėdyje, jie ateina iš pozityvumo, indėlio ir pozityvumo vietos.

2. Turėkite aiškų lyderį kambaryje

Nepriklausomai nuo susitikimo tikslo, kažkas kambaryje turi prisiimti atsakomybę už susitikimo vedimą ir vedimą.

Šis asmuo nustatys susitikimo darbotvarkę, užtikrins, kad ji nenukryptų nuo temos, ir užtikrins, kad susitikimas vyktų per sutartą laiką.

Jie dažnai praneša apie pažangą, paaiškina, kas turi įvykti po susitikimo, ir susitikime dalyvaujančių žmonių įsipareigoja dėl būsimų veiksmų žingsnių.

Jei niekas nepriima kontrolės, žmonės, turintys didžiausią asmenybę ar didžiausią nuomonę, gali dominuoti ir sustabdyti tylesnes asmenybes.

3. Kambaryje turėkite tinkamus žmones

Prisiminkite paskutinį puikų susitikimą, kuriame buvote ... Ar susirinkime buvo daug žmonių, kurie sudarė skaičius, ar buvo daug žmonių, kurie prisidėjo ir teikė indėlį?

Spėju, kad tai buvo pastarasis.

Norėdami vesti tikrai produktyvų susitikimą, skirkite laiko svarstyti, kas dalyvaus.

Norite, kad kambaryje būtų pridėtinės vertės žmonių, kurie aktyviai prisidėtų, turėtų žinių, būtų sprendimų priėmėjai, veiksmo vykdytojai ir kuriems susitikimo rezultatai turės tiesioginės įtakos.

Būkite atsargūs užpildydami kambarį, nebent to būtinai turite, su žmonėmis, kurių motyvacija būti ten yra statusas arba baimė ko nors nepraleisti.

Sutelkite dėmesį į tai, kad posėdžių salėje žmonės gautų produktyvų indėlį, o ne pasyvūs stebėtojai.Reklama

Jei turite autonomiją organizuoti susitikimus taip, kaip jums patinka, sutelkite dėmesį į tai, kad jie duotų našiausius rezultatus.

4. Naudokite unikalias žmonių stiprybes skirtinguose susitikimuose

Ne visi jūsų įmonės ar komandos nariai tinkami kiekvienam susitikimui.

Puikus patarimas kuriant produktyvius susitikimus yra išsiaiškinti, kokiuose susitikimuose komandos nariai turėtų ir neturėtų dalyvauti.

Negalvokite apie tik kambario užpildymą, būkite atrankūs kviesti žmones, kurie, jūsų nuomone, įneš didžiausią indėlį.

Mes visi turime skirtingas stiprybes. Kai kurie jūsų komandos nariai puikiai dalyvaus minčių audravimo susitikimuose, o kiti gali patirti stresą pagalvoję apie dalyvavimą.

Tas pats pasakytina apie proceso ir statuso susitikimus.

Kai reikia sukurti didžiausią susitikimo poveikį, svarbu atsižvelgti į tai, kokios energijos norite kambaryje ir kas gali suteikti teisingą susitikimo vertę.

Jei turite aiškumo, užtikrinkite tinkamus žmones kambaryje.

Per savo įmonės karjerą aš vadovavau minčių šturmui, strategijos ir statuso susitikimams. Žinojau, kad skirtingi komandos nariai atneš skirtingų įgūdžių rinkinius į konkrečius susitikimus.

Vienas iš mano vyresniųjų direktorių buvo labiau strateginis nei kūrybingas, todėl norėčiau užtikrinti, kad ji būtų pirma mano strategijos susitikimų komandos lape. Bet aš neleidau jai dalyvauti minčių šturmo susitikimuose, kitų komandos narių naudai.

Kita komandos narė buvo puiki strateginė planuotoja, todėl norėčiau užtikrinti, kad ji dalyvautų ir minčių audroje, ir strategijos susitikimuose. „Protų mūšio“ susitikimų metu jos vertė buvo galvoti apie planą ir veiksmus, reikalingus kūrybinėms idėjoms įgyvendinti.

Produktyvių susitikimų vedimas dažnai yra buvimas puikaus orkestro dirigentu. Jei kambaryje neturite tinkamų papildomų instrumentų ir atlikėjų, bendradarbiaujate kartu ir darniai dirbate, rezultatas gali būti didelė netvarka. Bet jei subursite tinkamus atlikėjus, rezultatai gali būti stebuklingi ir įkvepiantys.

5. Užbaikite susitikimus su aiškiais veiksmų žingsniais ir atsakomybe

Prisiminkite paskutinį susitikimą, kuriame buvote, tikėtina, kad buvo daug puikių pokalbių, vertingų įnašų ir įžvalgų.Reklama

Bet kas nutiko susitikimo pabaigoje? Ar visi nuėjote savo keliais, ar buvo nustatyti aiškūs veiksmų žingsniai ir atsakomybė?

Kiekvieno susitikimo pabaigoje verta skirti laiko, kad visi pasidalytų didžiausia įžvalga.

Tai sustiprina indėlį ir bendradarbiavimą ir užtikrina, kad visi ateitų iš susitikimo aiškiai matydami susitikimo vertę.

Norėdami tai dar labiau sustiprinti, susitikimo vadovas yra atsakingas už tai, kad būtų aiškiai išdėstyti veiksmų žingsniai, asmeninė atsakomybė ir terminai, per kuriuos reikia imtis veiksmų dėl pagrindinių susitikimo elementų.

6. Sukurkite aiškų susitikimo tikslą

Laikytis kelyje yra vienas sunkiausių iššūkių norint surengti efektyvų ir produktyvų susitikimą. To priežastis yra ta, kad daugelis posėdžių rengiami be aiškaus tikslo ar net darbotvarkės.

Kai kurie susitikimai vyksta vien dėl to, kad kažkas galėjo nuspręsti, jog kas savaitę vyksite susitikimą dėl statuso.

Pasirodžius tokiems susitikimams, aiškiai nesuprantant, kas konkrečiai yra susitikimas, kokia yra darbotvarkė ar kokie yra susitikimo prioritetai, galite pajusti, kad susitikimas yra jūsų laiko švaistymas.

Kai jums bus aišku susitikimo tikslas, būsite labiau įsitraukęs, žinosite, ką iš anksto paruošti, ir žinosite, kokie yra pageidaujami susitikimo rezultatai.

7. Laikykite susirinkimą atsistoję

Straipsnyje „Journal of Applied Psychology“ autoriai išsiaiškino, kad posėdžiai sėdėti užtruko 34% ilgiau nei susitikimai stovint.^[4]

Jei pastebite, kad jūsų posėdžiai nėra tokie produktyvūs, kokių norėtumėte, pakeiskite dalykus ir priverskite visus dalyvius atsistoti.

8. Padarykite susitikimus trumpesnius

Jei turite aiškų susitikimo tikslą ir darbotvarkę, turėtumėte suvokti, kiek laiko susitikimas turėtų trukti.

Daugelyje praeityje patirtų susitikimų kvietimas į kalendorių buvo nustatytas 45 minutėms arba 60 minučių. Kai kurie susitikimai iš tikrųjų baigėsi anksčiau, tačiau kadangi laiko tarpas buvo nustatytas nurodytam laikui, susitikimas vyko be jokios realios priežasties.

Pradėkite susitikimus nustatyti per trumpesnį laiką - 30 minučių ar 40 minučių - ir pažiūrėkite, ar susitikimai tampa produktyvesni ir efektyvesni.Reklama

Mūsų dėmesys ir energijos lygis gali pradėti kristi tuo ilgiau, kai vyksta susitikimas.

9. Pradžia ir pabaiga laiku

Niekas nenori būti laukiamas, kol prasidės susitikimai, ir, jei susitikimai viršija, jie turi juos perplanuoti.

Jei vedate susitikimus, kurie prasideda laiku ir baigiasi laiku, dalyviai žino, ko tikėtis, ir žino, kad pasirodys laiku.

Jei komandos nariai nusprendžia neatvykti laiku, gali būti protinga surengti atskirą susitikimą su tuo asmeniu, kad būtų aišku, jog tikiesi, jog jis atvyks laiku.

10. Pakeiskite aplinką

Jei pastebėsite, kad susitikimai vyksta lėtai arba yra pasenę, gali būti laikas pakeisti savo aplinką.

Aš turėjau keletą savo produktyviausių susitikimų paprasčiausiai išeidamas iš biuro ir eidamas į įkvepiančią vietą arba surengdamas susitikimą ar du vietiniame parke.

Esmė

Susitikimai niekur nedingsta. Jie yra neišvengiama ir būtina verslo ir verslo gyvenimo dalis.

Tačiau norėdami įsitikinti, kad jie nėra tik laiko gaišimas ir yra veiksmingas būdas bendradarbiauti ir dirbti, kad pasiektume ir pasiektume pagrindinius tikslus ir projektus, turime susitikimus sudaryti taip, kad jie būtų naudingi, produktyvūs ir duotų apčiuopiamų rezultatų.

Turime išmokti produktyviai ir efektyviai vesti komandos susitikimus.

Jei imsitės veiksmų, susijusių su mano išdėstytais patarimais ir strategijomis, kaip efektyviausiai vesti komandos susitikimus, užtikrinsite, kad maksimaliai išnaudotumėte visų salėje esančių žmonių stiprybes ir psichinę energiją.

Jūsų susitikimai nebebus tai, ko bijote ar bandote išvengti. Vietoj to, susitikimai taps būdu užmegzti ryšį, būti kūrybingesniems, nuspręsti dėl strategijos, sulaukti palaikymo, pasidžiaugti pažanga ir sukurti produktyvų impulsą.

Daugiau šaltinių apie darbo našumą darbo vietoje

• 15 susitikimų vedimo paslapčių, pavyzdžiui, geriausios pasaulyje novatoriškos įmonės
• Kova su produktyvumu darbo vietoje? 12 patarimų, kaip padaryti daugiau
• Kruopštus delegavimo menas
• Kaip būti produktyvesniems: 4 maži pakeitimai, kurie padvigubins jūsų produktyvumą
• 12 labai produktyvaus susitikimo paslapčių, kurias turėtumėte žinoti

Panašus nuotraukų kreditas: Kampanijos kūrėjai per unsplash.com

Nuoroda